Pour vous aider dans l’organisation de votre séminaire, nous vous conseillons d’établir un rétroplanning des semaines précédant l’évènement. Prévoyez également un déroulé du séminaire lui-même, étape par étape en précisant les horaires et les lieux pour chaque activité.
Quelles sont les différentes échéances à prendre en compte (réserver le lieu, envoyer les invitations, aller visiter la salle, etc.) ?
Quels sont les points à vérifier ?
Quel matériel doit être apporté ?
Qui fait quoi ?
L’équipe qui organise aura ainsi une idée claire des tâches à effectuer et cela facilitera la mise en place et le bon déroulement de votre Team-building. Pour le jour J, ne prévoyez pas un planning minuté trop intense : laissez des temps de transition et de pause entre chaque activité pour vos collaborateurs et pour gérer les imprévus.
5- Sensibiliser vos collaborateurs à l’événement
Pour ce faire, vous devez communiquer suffisamment tôt avec eux sur le séminaire. Informez-les de la date choisie, vérifiez leur disponibilité… N’hésitez pas à les impliquer dans le choix de certaines activités pour leur permettre de s’investir avant l’évènement lui-même. L’idée : susciter leur engagement et créer un esprit de groupe.
Pensez à leur envoyer un mail avec toutes les informations nécessaires pour le déroulement du séminaire (programme, lieu…) même si celui-ci se fait à distance. Précisez s’ils ont besoin d’apporter du matériel ou des vêtements particuliers en fonction des activités organisées.
Enfin, après le séminaire, pensez à leur envoyer des photos des activités, un compte-rendu des moments phares et des bonnes idées. Pourquoi ne pas également leur demander ce qui leur a plu ou s’ils ont des suggestions pour un prochain séminaire ?