Comment organiser un webinaire réussi ?

Définir les objectifs pour votre webinaire

Créer un webinar sur un coup de tête peut s’avérer contre-productif et décevant pour vous et vos cibles. Il est donc nécessaire de définir clairement les objectifs de cette web-conférence ainsi que le public ciblé.

1/ Quels sont les objectifs visés ?

Avant même de choisir votre plateforme de webinaire, il est essentiel de définir les objectifs clairs de l’événement :

• Souhaitez-vous générer des leads qualifiés ?
• Promouvoir un nouveau produit ou service ?
• Former vos clients ou collaborateurs ?
• Fédérer votre communauté autour d’une thématique clé ?

Votre objectif principal conditionnera le format, le contenu, le nombre d’intervenants et la durée de la session.

2/ Identifier clairement votre cible

À quel persona souhaitez-vous vous adresser ? À laquelle de ses problématique souhaitez-vous répondre ? Identifiez précisément votre cible pour lui proposer une thématique claire et attrayante, qui répond à ses besoins et vous garantira une audience qualifiée le jour J.

Soyez à l’écoute de votre communauté : quel type de contenu l’intéresse ? Qu’aimerait-elle savoir sur votre entreprise ou vos produits ? Quels sont ses besoins ? Quels freins rencontrent les clients qui viennent à vous ? Cela vous donnera également des clés pour le choix du format de votre webinaire :

• un format court (20-30 min) idéal quand on sait que la durée de concentration moyenne d’une personne est de 20 minutes environ
• un format long de 45 min avec 15 min de questions/réponses
• un RDV unique ou récurrent
• une série de webinars (conseils études de marché, bonnes pratiques, etc.) concluant par exemple sur la présentation de votre solution, etc.

Sur quelle plateforme organiser un webinar ?

Il existe de nombreuses plateformes de webinaire, gratuites ou payantes. Voici les fonctionnalités essentielles à vérifier :

• Possibilité de créer la page d’inscription
• Streaming intégré (Zoom, YouTube Live, etc.)
• Interaction avec le public (posant des questions, sondages, chat)
• Gestion des mails de rappel
• Accès aux statistiques et au nombre de participants
• Fonction de replay et export de données

Des solutions comme Eventmaker permettent une gestion de A à Z de vos webinaires, avec des outils puissants de gestion des inscrits et d’analyse de performances.

L’organisation d’un webinar en 5 étapes

Quelles sont les étapes indispensables pour bien planifier votre web-conférence ?

1/ Choisir la date de votre webinar

Adaptez-vous à votre audience : la plupart des webinaires sont organisés en semaine, en fin de matinée ou en début d’après-midi. L’idée est d’opter pour un jour et un horaire où vous aurez le plus de participants possible. Évitez les vacances ou les jours fériés !

2/ Créer une page d’inscription dédiée pour votre webinaire

La page d’inscription est la porte d’entrée vers votre webinaire. Pour maximiser la conversion, elle doit :

• Mettre en avant le titre du webinaire, la date et l’heure (avec précision du fuseau horaire)
• Présenter le thème, les intervenants, et les bénéfices pour les participants
• Contenir un formulaire court, et un bouton d’appel à l’action (« Je m’inscris »)
• Prévoyez aussi une page de confirmation et des mails de rappel à J-7, J-1, H-1, automatisés via votre plateforme.

3/ Faire connaître votre webinaire

Pour faire connaître votre événement, préparez une vraie campagne de promotion. Voici les canaux à utiliser :

• Emailing via votre base CRM
• Réseaux sociaux (posts organiques et sponsorisés)
• Bannières sur votre site
• Partenariats (influenceurs, speakers, médias)
• Articles de blog thématiques en amont du live

Vous pouvez aussi inviter des personnes à participer directement via LinkedIn ou Slack pour créer une dynamique communautaire.

4/ Préparer le contenu de votre événement

La clé pour organiser un webinaire réussi : un contenu clair, fluide et engageant. Pensez à :

• Créer un déroulé précis : introduction, démo, session de questions-réponses, conclusion
• Travailler vos supports (PowerPoint, visuels, vídeos)
• Prévoir du temps pour les tests techniques
• Répéter avec vos intervenants

Le jour J, connectez-vous 30 min en avance pour tester la connexion, le micro, la caméra et les slides.

5. Interagir avec vos participants en temps réel

Un webinaire statique = un public déconnecté. L’intérêt du format, c’est l’interactivité en temps réel :

• Laissez la possibilité de poser des questions via le chat
• Lancez des sondages
• Proposez un Q&A à la fin de chaque partie

Cela permet de garder vos participants engagés et de créer une atmosphère plus humaine.

6. Optimiser l’après-webinaire

Une fois l’événement passé, il reste encore beaucoup à faire :

• Envoyez le replay aux inscrits (y compris les absents)
• Partagez les slides et ressources complémentaires
• Analysez les résultats : nombre de participants, engagement, leads qualifiés, etc.
• Relancez les leads chauds avec des contenus ciblés (livre blanc, essai gratuit…)

Vous pouvez aussi créer un article de blog pour capitaliser sur le contenu produit et référencer le replay.

Et Eventmaker dans tout ça ?

Eventmaker n’est pas une plateforme de webinaire au sens strict. En revanche, notre solution peut vous aider à :

• Créer la page d’inscription à votre webinaire en quelques minutes
• Envoyer des invitations, des mails de rappel et des relances personnalisées
• Suivre le nombre de participants inscrits en temps réel
• Réaliser des reportings précis sur l’engagement et la conversion
• Intégrer votre webinaire dans une stratégie événementielle globale (ex : série d’événements, lancement de produit, etc.)

Vous utilisez YouTube Live, Zoom ou une autre plateforme ? Combinez-les à Eventmaker pour une gestion fluide et professionnelle de vos webinaires.

Contactez-nous pour découvrir comment Eventmaker peut enrichir votre stratégie marketing avec des événements plus simples à piloter, plus performants, et plus connectés à vos objectifs business.