Comment l’UFI a révolutionné sa gestion événementielle grâce à Eventmaker

le 05/02/2026  10 minutes de lecture

Dans l’événementiel, offrir une expérience fluide, engageante et techniquement irréprochable est devenu un impératif. Pour l’UFI, l’Association mondiale de l’industrie des expositions, cela n’est pas qu’un objectif : c’est une exigence. C’est dans cette optique qu’elle a décidé de faire évoluer son organisation grâce à un partenariat stratégique avec Eventmaker. Une collaboration qui, depuis 2021, permet à l’UFI de centraliser ses opérations, de fluidifier l’expérience des participants, et de faire plus avec des ressources limitées.

UFI : 100 ans de rayonnement international

Fondée en 1925, l’UFI représente aujourd’hui 900 membres issus de 85 pays, allant des organisateurs de salons aux parcs d’exposition, en passant par des offices de tourisme, des prestataires et 75 associations partenaires. Basée à Levallois-Perret, l’association dispose également de bureaux régionaux aux Émirats arabes unis, à Hong Kong, aux États-Unis et en Amérique latine. 

À l’occasion de son centenaire, l’UFI a choisi de marquer l’année 2025 en valorisant chaque événement programmé. L’organisation pilote en effet sept événements majeurs par an, dont deux de portée mondiale : le Global Congress, qui réunit chaque année plus de 600 participants à travers le monde, et le Global CEO Summit, dédié aux dirigeants d’organisateurs de salons et de sites d’exposition. 

À cela s’ajoutent plusieurs formats régionaux comme la European Events Week, ou encore des formats plus ciblés organisés en ligne sous le label UFI Connects. 

Un tournant digital engagé en 2021

Avant 2021, l’UFI utilisait plusieurs solutions distinctes pour gérer ses événements : une pour l’inscription, une autre pour l’emailing, une troisième pour le matchmaking. Un empilement d’outils qui, bien qu’efficace à court terme, posait plusieurs problèmes de fond :

• Une gestion de la donnée fragmentée, donc moins fiable ;
• Une expérience participant peu fluide, avec de multiples points de contact ;
• Une charge administrative importante pour des équipes déjà restreintes.

Face à ces constats, l’UFI a fait le choix stratégique de se doter d’une plateforme événementielle tout-en-un. C’est à ce moment-là qu’Eventmaker est entré en scène.

Eventmaker, un partenaire stratégique pour une organisation agile

En centralisant les outils, Eventmaker a permis à l’UFI de gagner en efficacité, d’améliorer l’engagement des participants et de disposer d’une vision consolidée en temps réel. Un atout essentiel pour une organisation internationale qui fonctionne avec des ressources humaines limitées.

Eventmaker a notamment permis à l’UFI de :

• Simplifier et automatiser la gestion des inscriptions et de la facturation ;
• Générer des badges personnalisés et gérer le check-in sur site ;
• Piloter facilement la communication pré-événement grâce aux campagnes emailing intégrées ;
• Offrir aux participants un agenda interactif pour personnaliser leur programme ;
• Déployer une application mobile événementielle dédiée, la « UFI Events App ».

Cette dernière centralise les informations utiles, permet l’envoi de notifications push, et facilite les interactions en direct pendant les événements.

Un accompagnement humain au cœur du dispositif

L’un des éléments les plus appréciés par l’UFI est la relation de proximité avec les équipes Eventmaker, notamment via un Customer Success Manager dédié. Ce contact privilégié accompagne l’UFI sur l’ensemble de ses projets, apporte un soutien réactif, et aide à exploiter pleinement toutes les fonctionnalités de la plateforme. 

Un appui d’autant plus précieux que la gestion des inscriptions repose sur une seule personne au sein de l’UFI. Grâce à cette collaboration, l’équipe gagne en sérénité, en autonomie, et en efficacité.

Des intégrations personnalisées pour enrichir l’expérience 

Au fil de la collaboration, l’UFI a pu intégrer à la plateforme Eventmaker des solutions tierces, avec l’appui des équipes techniques. Deux exemples concrets : 

• Aditus, pour le contrôle d’accès. 

• Memento, une application de reconnaissance faciale qui permet aux participants de retrouver les photos sur lesquelles ils apparaissent. 

Cette dernière, en particulier, a été bien accueillie pour sa simplicité d’usage et son aspect ludique, renforçant le lien émotionnel avec l’événement.

Résultats : fluidité, confiance et excellence 

Le déploiement s’est fait en étroite collaboration avec les équipes de l’UFI, dans un esprit de co-construction. La simplicité d’usage, la robustesse technique de la plateforme et la réactivité des équipes Eventmaker ont rapidement fait la différence. 

• Une réduction significative du temps de gestion administratif, avant et pendant l’événement. Une seule personne peut désormais gérer plusieurs volets événementiels (enregistrement, site, communication) simultanément. 

• Un taux d’engagement en hausse  

• Une expérience fluide et professionnelle perçue par les participants. 

• Des résultats tangibles sur l’ensemble de la chaîne événementielle. 

Mais au-delà des chiffres, c’est surtout une relation de confiance qui s’est installée entre les deux équipes. Une collaboration fluide, où chaque acteur joue pleinement son rôle. Là où certains prestataires imposent un cadre rigide, Eventmaker a su s’adapter et proposer des solutions sur mesure, dans une logique d’amélioration continue. 

Un partenariat qui va au-delà de la technologie

Le succès de cette collaboration repose aussi sur une vision partagée de l’événementiel de demain. Pour l’UFI, comme pour Eventmaker, l’avenir repose sur des expériences hybrides, interactives, centrées sur l’humain. La technologie n’est plus une fin en soi, mais un levier pour créer du lien, faciliter les échanges, et mesurer l’impact des événements. 

En ce sens, Eventmaker ne se contente pas de fournir une plateforme. Elle accompagne l’UFI dans sa montée en compétence digitale, anticipe ses besoins et reste à l’écoute de ses évolutions stratégiques. 

Ce partenariat a aussi permis à l’UFI de tester de nouveaux formats, d’expérimenter des fonctionnalités innovantes (comme le matchmaking ou les agendas personnalisés), et de recueillir des données précieuses pour affiner sa stratégie événementielle. 

Une success story à découvrir en détail

Le partenariat entre Eventmaker et l’UFI est un parfait exemple de ce qu’une collaboration bien pensée peut produire : de la valeur, de la confiance et de l’excellence.  

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