Créer un programme d'événement efficace

Le programme est au cœur de l’organisation événementielle. Non seulement il doit séduire votre cible et l’inciter à s’inscrire, mais il donne également des repères aux invités le Jour J. Pourquoi le programme d’un événement est indispensable ? Quelles informations stratégiques doit-il contenir ? Eventmaker vous donne les clés d’un programme d’événement efficace.

Le programme officiel permet d’avoir une vision globale du déroulement de votre événement (conférence, festival, congrès, etc.). Il doit donc inclure les informations essentielles à sa compréhension, pour permettre aux invités de décider s'il veulent et peuvent participer aux conférences : horaires, intervenants, thématiques abordées, activités prévues... Voici quelques éléments à prendre en compte.

Notre conseil : optez pour le multi-support.

Inutile de donner trop de détails sur votre programme. Allez à l’essentiel et renvoyez à votre site pour plus d’informations : détails des conférences, des tables rondes, des stands, etc.

Soyez clair dans vos intitulés pour créer l’envie et la curiosité.

Les informations présentées doivent respecter votre charte graphique. Pensez à faire figurer les éléments clés de votre image de marque :

Tout cela contribue à faire votre promotion.

Si votre événement propose de nombreuses activités, les organiser par thématiques permettra à vos visiteurs de faire plus facilement leur choix d’événements à suivre et rendra l’ensemble du programme plus cohérent.

Prêtez particulièrement attention au choix du nom de votre événement : il doit attirer l’attention et susciter l’intérêt, tout en expliquant avec précision en quoi il consiste. Optez pour une thématique claire tout en soulignant l’intérêt de l’intervention.

Avec la création d’événements hybrides à la fois sur le physique et le digital, il est important de préciser le format de chacun des événements de votre programme pour éviter toute déception pour vos visiteurs. Précisez clairement l’emplacement de chaque session, en particulier s’il y a des changements de salle pour les événements physiques.

Pour un événement présentiel, veillez à notifier l’adresse postale précise, avec des indications claires pour s’y rendre (transports, etc.). Si le lieu de l’organisation est vaste, pensez à ajouter un plan sur votre programme ou votre application ! Cela facilitera la circulation sur place.

Outre les heures de début et de fin de l’événement, indiquez les horaires de chaque session pour faciliter l’organisation côté visiteur. Prévoyez également des temps de pauses entre chaque événement pour les participants, qui faciliteront par ailleurs la logistique.

Présentez les différents intervenants : animateurs, speakers, etc. Si vous le pouvez, ajoutez une ou deux lignes de biographie pour poser le contexte, ainsi que leur photo. Enfin, si l’un de vos partenaires doit prendre la parole, précisez-le. Les cas clients sont très appréciés.

Les fonctionnalités d’Eventmaker vous aident à créer un programme attractif et dynamique pour vos événements. Quelles sont les spécificités proposées ?

L’organisation par thématique est une fonction utile pour présenter votre offre et construire vos emails et campagnes en fonction de certains thèmes (avec un scoring thématique).

Cette option a un double avantage : proposer en ligne du contenu supplémentaire à vos visiteurs, mais aussi optimiser le référencement de votre site internet. Vous pouvez également proposer aux speakers d’enrichir eux-mêmes le contenu de leur intervention. Gain de temps assuré !

Si vos sessions proposent un nombre de places limitées, vous pouvez activer en amont l'inscription sur le site pour éviter les mauvaises surprises le jour J.

Sur son espace en ligne, chaque participant inscrit peut se créer un programme sur mesure à l’avance des conférences à suivre et y accéder facilement via l’application le jour J.

Vous avez à présent toutes les clés en main pour créer un programme d’événement efficace ! Prenez le temps de vérifier que tous les éléments essentiels y figurent avant de le diffuser, afin de faire de votre événement un vrai succès auprès des participants.