7 conseils pour établir le programme de votre conférence

1 – Choisir le thème de la conférence

 Pourquoi avez-vous choisi de vous lancer dans les conférences ? Prenez le temps d’écrire noir sur blanc vos objectifs. Ensuite, sondez les tendances autour de votre business, pour faire ressortir les thématiques les plus attractives. Bien sûr, vous devez également vous concentrer sur votre public cible et ses intérêts. N’hésitez pas à leur poser directement des questions via un sondage sur vos réseaux sociaux par exemple afin de cerner au mieux leurs préférences et leurs attentes. Elles vont évidemment varier selon le secteur dans lequel vous travaillez : santé, service, transition énergétique, sécurité, numérique, patrimoine, recherche, sciences, social etc.

2 – Réserver le lieu de l’évènement

Si votre cycle de conférences se fait en présentiel, en France, à Paris ou dans toute autre ville, pensez rapidement à réserver un lieu adapté à votre budget, mais aussi à la saisonnalité et au nombre de participants attendus.

Prévoyez une décoration plutôt simple mais dans le thème, de la salle et de chaque espace.

3 – Recruter les intervenants

Le succès de vos conférences repose presque intégralement sur l’expertise et la qualité des interventions de vos speakers. Choisissez des intervenants dynamiques et assurez-vous qu’ils respectent le thème imposé pour leur intervention. De la même façon, l’audience doit pouvoir s’adapter au discours de l’expert : envoyez vos invitations en ce sens.

Les intervenants peuvent venir de différents types d’organisation : fédération, université, institut, entreprise, école, collectivité etc. Ne tardez pas pour booker ceux que vous avez identifiés : ce sont souvent des personnalités très demandées et leur planning est serré. Sachez qu’il existe des agences de conférenciers spécialisées en France qui peuvent vous mettre en relation avec des speakers professionnels.

4 – Définir les formats de chaque intervention

Quels types de sessions souhaitez-vous proposer ?

• Conférence uniquement ou associée à d’autres formats ;
• Réunions en petits groupes ;
• Session de réseautage ;
• Workshop ou groupe de travail ;
• Tables rondes ;
• Séances de questions/réponses, etc.

Si vos conférences se tiennent sur une journée complète, voire plusieurs jours, pensez à alterner les formules, pour rythmer l’événement.

5 – Organiser les évènements selon la thématique

Si votre événement se décompose en plusieurs rendez-vous, pourquoi ne pas proposer des parcours thématiques aux participants ? D’une part, cela les aidera à organiser leur visite en fonction du sujet qui les intéresse le plus durant votre conférence, mais cela permettra également au flux de visiteurs de se réguler sur place.

Pour ce faire, il suffit de choisir deux ou trois sous-thématiques de votre thème principal, et de créer un fil rouge entre les sessions (une conférence / une table ronde / un atelier par exemple).

6 – Proposer un programme de conférence exhaustif

Vous devez être concis sur les événements qui vont rythmer la journée de conférences : ouverture des portes, workshops, pauses, réception…

Chaque moment phare de la journée doit être représenté sur votre programme : nom de la conférence ou de l’atelier, nom du ou des intervenants, salle où se rendre si votre event est en présentiel…

Renvoyez sur un planning détaillé à consulter sur une application ou un site web dédié pour plus d’informations sur chaque intervention (biographie des intervenants, description complète de la thématique abordée, etc.). Eventmaker vous propose notamment un programme synoptique très pratique qui permet de transmettre toutes les informations utiles à vos participants en un clic sur chaque session. Ils pourront ainsi facilement s’inscrire en ligne et personnaliser leur planning avant de venir à votre évènement.

7 – Créer du conversationnel autour de votre conférence

Que ce soit dans votre appli ou sur place le jour J, il est important de permettre aux visiteurs de s’exprimer :

• Avant la conférence, en posant toutes les questions autour de l’événement ;
• Pendant les sessions, en leur permettant d’intervenir en commentaires, en relayant leurs publications sur les réseaux sociaux ou avec des séances de questions/réponses ;
• Après les conférences, en reprenant les verbatims ou retour d’expérience les plus intéressants pour continuer à faire parler de vous.

…

Avec ces astuces, vous êtes prêt à créer un programme de conférence efficace. N’hésitez pas à faire appel à Eventmaker pour vous accompagner dans l’organisation de votre conférence et pour créer un programme dynamique et complet à proposer à vos invités.