Quelles sont les étapes indispensables pour bien planifier votre web-conférence ?
1/ Choisir la date de votre webinar
Adaptez-vous à votre audience : la plupart des webinaires sont organisés en semaine, en fin de matinée ou en début d’après-midi. L’idée est d’opter pour un jour et un horaire où vous aurez le plus de participants possible. Évitez les vacances ou les jours fériés !
2/ Créer une page d’inscription dédiée pour votre webinaire
Vous pouvez créer une page pour vos webinaires sur votre site (landing page) ou un minisite, si vous avez des intervenants ou des partenaires prestigieux.
Quelles informations doivent figurer sur la page d’inscription ?
Tout ce qui concerne la web-conférence : déroulé, thème, intervenants, etc
Un formulaire à remplir avec leurs données personnelles
Un bouton call to action (ex : S’inscrire)
Une page de confirmation
N’oubliez pas de planifier une stratégie d’emailing (confirmation d’inscription, rappel à J-7, J-1, H-1…) pour augmenter le taux de participation.
3/ Assurer la promotion du webinaire
Nous vous conseillons d’annoncer la tenue de votre évènement en ligne quatre semaines avant le webinaire. Sur quels canaux communiquer ?
Vous pouvez également prévoir un budget pour de la publicité (google ads, facebook ads, etc.). Pensez à demander à vos intervenants et partenaires de relayer la promotion sur leurs propres réseaux.
Pour être opérationnels le jour J, préparez pour votre webinaire :
Le déroulé minuté (accueil des participants, présentation des speakers, de la thématique, questions/réponses etc.).
Assurez-vous d’avoir tous les éléments de contenu nécessaires : présentation, vidéos, visuels, etc.
Vérifier la technique (son, image, qualité de connexion) et faites des tests avec les intervenants.
Pensez également au décor derrière les speakers (fond vert, kakemono, décor de bureau…).
5/ Soigner l’après-webinaire
Après l’évènement, vous pouvez :
Proposer le replay pour (re)voir le webinaire
Envoyer par email la présentation powerpoint si vous l’avez annoncé et en profiter pour donner des informations complémentaires sur votre marque, produit ou solution
N’hésitez pas à ouvrir la discussion avec une question ouverte en fin de mail pour interagir avec les prospects.
Pour organiser votre webinar, vous devrez donc procéder méthodiquement : définir vos objectifs, votre cible, choisir votre plateforme, le bon timing, créer une page d’inscription, le promouvoir… Vous constaterez rapidement que le webinar s’impose comme un moyen de communiquer efficacement auprès d’un large public ciblé.