Comment animer une cérémonie de remise diplômes à distance ? Comment la rendre mémorable sans présence physique ?
1 - Fixer la date de la cérémonie
Fixez-la tôt, pour avoir le temps de tout organiser. Assurez-vous que les professeurs principaux puissent être présents à la date choisie. Demandez-leur s’ils souhaitent intervenir et planifiez-le.
Pourquoi ne pas inviter le major de promotion à faire un court discours de présentation de sa classe ?
Votre cursus a vu passer des personnalités connues ? Une intervention vidéo de leur part en début de cérémonie pourrait encourager les lauréats.
2 - Choisir une plateforme pour la remise de diplômes
Vérifiez qu’il n’y a pas de limitation au niveau du nombre de participants (Google Hangouts n’autorise que 10 participants maximum par exemple).
Souhaitez-vous faire une diffusion en live de votre événement, ou plutôt en différé ? C’est le moment de choisir et de vérifier si vous avez le matériel technique adapté.
3 - Envoyer les invitations
Pour vous assurer de la présence d’un maximum de futurs diplômés à cet événement, envoyez votre invitation à J-2 ou 3 mois, puis programmez un ou deux rappels.
Vous pouvez aussi proposer à ceux qui ne seront pas présents d’enregistrer un court message vidéo à diffuser le jour J.
4 - Se caler sur un programme classique de remise de diplôme
Ne cherchez pas à tout révolutionner. La cérémonie virtuelle peut reprendre les codes d’une cérémonie en présentiel. Les rendez-vous incontournables sont les mêmes :
l’accueil des diplômés ;
les discours : du maître de cérémonie et éventuellement des professeurs ;
la présentation de la classe par le major de promo ;
la remise de diplômes nominative.
Si vous pouvez faire un petit travail de mise en scène, en mettant en avant à l’écran chaque étudiant appelé et le laissant dire un mot de remerciement, cela agrémentera votre cérémonie digitale de remise de diplômes.
5 - Donner la parole aux diplômés lors de la diffusion
Pensez à
ouvrir un chat en parallèle de la cérémonie pour que les lauréats puissent
commenter et
poser des questions.
6 - Délivrer des diplômes virtuels… mais certifiants
Sachez que vous pouvez délivrer des attestations numériques certifiées de diplômes (grâce à la blockchain). En 2019, le ministère de l'Éducation nationale et le ministère de l'Enseignement Supérieur ont produit 23 millions d’attestations numériques certifiées !
Sachant, bien entendu, que même si la cérémonie se passe en virtuel, il est tout à fait possible d’envoyer des diplômes physiques par voie postale.