Elaborer le cahier des charges de votre congrès
Meeting, congrès national ou séminaire, l’organisation d’un tel événement peut nécessiter des mois de préparation. Vous entourer d’autres personnes peut être un vrai plus pour gagner en efficacité, mais aussi avoir de nouvelles idées.
C’est pourquoi, la mise en place d’un comité d’organisation pour votre congrès est recommandée. Toutefois, que vous soyez seul pour tout organiser ou que vous ayez un comité derrière vous, élaborer un cahier des charges reste nécessaire.
Avant tout chose, vous devez savoir autour de quelle thématique va tourner votre prochain congrès. L’intitulé de l’événement doit donner envie aux personnes de faire le déplacement. Par conséquent, la thématique choisie doit être d’actualité, adopter un angle nouveau et/ou répondre à un véritable besoin de votre public cible.
Pour réussir votre congrès, vous devez vous assurer de cibler les bonnes personnes par rapport à votre objectif. Une fois votre public défini, vous allez pouvoir déterminer le nombre de participants.
L’organisation de ce congrès a forcément une raison d’être. Il est important de la garder en tête et de se fixer un objectif précis. Quel est le message que vous souhaitez faire passer en organisant cet événement ?
Il s’agit ici de savoir quel est le budget alloué à cet événement. Vous allez également lister les moyens nécessaires pour la tenue du congrès.
Le choix du lieu est un point très important. Il doit correspondre à l’image que votre entreprise ou votre organisation souhaite renvoyer. Il doit également avoir la capacité suffisante pour accueillir l’ensemble des participants, et pouvoir s’adapter à la programmation. Enfin, veillez également à ce que le lieu soit facilement accessible, notamment par les transports en commun.
Vous pouvez désormais sortir votre calendrier pour fixer la date de l’événement. Dans l’idéal, vérifiez qu’aucun autre congrès auquel votre public pourrait être invité ne se tient au même moment. Veillez aussi à éviter les jours fériés et les périodes de vacances scolaires.