Données événementielles et reporting : découvrez les incontournables !
Pourquoi il est important de collecter des données lors de votre événement
S’intéresser de près aux données de votre événement vous permet de savoir :
- Si vos objectifs sont atteints en fonction de la visibilité, la notoriété ou du chiffre d’affaires attendus
- Combien de personnes étaient présentes, ainsi que leur répartition par sexe, âge, CSP, etc.
- Le ROI généré par l'événement
- Ce qu’en pense votre communauté (avis, commentaires, publications sur les réseaux sociaux, etc.)
- S’il est pertinent d’organiser le même type d'événement dans le futur
Analyser les datas permet de déterminer les axes d’amélioration et de mieux comprendre ce que votre communauté attend de vous. Optimiser l’expérience des participants est essentiel : 85 % des professionnels de l'événementiel affirment qu’avoir accès aux données d’engagement de ses participants est primordial pour connaître la réussite de son événement (source : BizBash).
Big data : quelles données événementielles récupérer à tout prix ?
En amont de l’événement
- Vérifiez le taux d’ouverture de vos emailings ainsi que le taux de clic vers le formulaire d’inscription
- Envisagez d'élargir votre base de données et d'inviter davantage de personnes en provenance de régions ou ayant des fonctions qui ont abouti à des résultats jusqu'à présent
- Combien de visiteurs uniques ont consulté votre site et quelles rubriques ? (y compris les zones dirigées par des sponsors)
- Utilisez Google Analytics pour analyser les data de fréquentation de votre site : cela vous permettra de comprendre qui s’inscrit, à quelle heure, par quel biais et d’ajuster votre stratégie au fur et à mesure du cycle de vie de votre événement
- Quelles conversations ont vos inscrits entre eux ? Jetez un œil à vos réseaux sociaux, à l’application dédiée à l’événement (si elle prévoit un espace conversationnel) et inspirez-vous des sujets qui émergent le plus pour proposer du contenu pertinent qui captera l’attention de vos participants le jour J
Pendant et après l’événement
- Le ROI : c’est l’un des KPI les plus importants puisqu’il permet de mesurer la rentabilité de l'événement (dépenses engagées versus revenus générés)
- Le taux de participation : le pourcentage d'inscrits qui ont effectivement assisté à l'événement
- Le temps moyen passé à l'événement : combien de temps les participants sont restés ? Quel est le taux de participation aux différentes sessions, conférences ou tables rondes ?
- Le taux d’engagement : le nombre de personnes ayant manifesté leur intérêt, posé des questions, cliqué sur des URL ou laissé des commentaires durant l’événement
- Le nombre de connexions (networking) et de rendez-vous pris lors de l’événement
- Le NPS (Event Net Promoter Score) qui permet de déterminer le degré de satisfaction des participants vis-à-vis d'un événement et la probabilité qu'ils en parlent autour d’eux ou y assistent à nouveau
Que doit contenir votre reporting événementiel ?
- Vos objectifs ont-ils été atteints ?
- Le budget a-t-il été respecté ?
- Qu’est-ce qui a très bien marché et doit être reproduit ?
- Quels sont les axes d’amélioration pour les prochains événements ?
- Quel a été l’impact des différents intervenants et partenaires ?
- Les résultats de participation et d’engagement sont-ils satisfaisants ?
- Combien de nouveaux prospects et leads qualifiés avez-vous capté ?