Incertitudes liées à la Covid-19 : comment rassurer vos participants ?
Organiser un événement est déjà une source de stress en soi, alors quand la pandémie Covid-19 s’invite, les choses se compliquent encore. Les organisateurs ont l’habitude de faire face aux aléas et aux changements de dernières minutes, mais les incertitudes liées à la crise sanitaire peuvent également gagner les participants. Comment les rassurer pour les encourager à assister à votre événement ? Voici tous nos conseils.
Communiquer sur le respect des mesures sanitaires
Même si le respect des règles sanitaires est une obligation légale en France en tant qu’organisateur d’événements, il est toujours bon de communiquer dessus. Cela prouve votre implication et votre sérieux.
Les participants qui craignent que les mesures ne soient pas respectées seront ainsi rassurés.
Vous pouvez par exemple communiquer sur ce point en mettant une bannière sur votre site internet, une mention dans votre newsletter ou encore sur la page d’inscription à l’événement.
Il est également très utile de rappeler les règles qui seront applicables au moment où tiendra place votre événement. Pass sanitaire ou vaccinal, port du masque, événement debout ou assis, etc. autant d'informations qui réduisent les incertitudes pour les participants, notamment les personnes non vaccinées qui peuvent craindre de se voir refuser l’entrée le jour J.
Certes les choses peuvent évoluer, mais dire clairement ce qui est applicable en l’état est rassurant. Vous démontrez ainsi que vous êtes au courant des dernières mesures en place et que vous les appliquez.
Mettre en avant les mesures prises pour limiter tout risque de contamination au coronavirus
En plus des mesures sanitaires obligatoires, vous pouvez mettre en place des actions complémentaires comme :
- une billetterie électronique pour éviter les files d’attente ;
- un référent Covid-19 ;
- la mise à disposition de gel hydroalcoolique ;
- un affichage pédagogique et clair pour rappeler les gestes barrières sur le lieu de l’événement ;
- la ventilation si l’événement se tient dans un lieu fermé ;
- désigner un lieu précis de consommation des boissons et de la nourriture
- la désinfection à fréquence régulière des tables, chaises, etc. ;
- l’espacement des chaises.
Dans tous les cas, n’hésitez pas à communiquer dessus en amont, notamment sur vos réseaux sociaux. Tout ce que vous mettez en place en plus du protocole sanitaire obligatoire participera à rassurer vos participants et à limiter leur risque de se faire contaminer par la Covid.
Bon à savoir : en France, le gouvernement impose l’affichage à l’entrée de l’événement de la jauge et des règles applicables.
Prévoir un plan B : l’événement virtuel
Face aux incertitudes liées à la pandémie Covid-19, la grande question reste : que se passe-t-il si l’on est contraint d’annuler l’événement en présentiel ou si les jauges sont réduites ?
Malheureusement, nous savons que cela peut arriver. Il est donc important d’anticiper cette possibilité, afin de prévoir une version digitale de l’événement.
Toutefois, un événement virtuel réussi n’est pas une simple diffusion de ce qui se passe en live. Il faut prévoir un parcours utilisateurs, des supports, et une plateforme pour retenir l’attention des participants.
Organiser un événement en ligne ne s’improvise pas, mais au regard des incertitudes actuelles, prévoir cette possibilité est un vrai plus. D’autant que cela permet aux personnes ne pouvant assister à l’événement physiquement d’y participer malgré tout.
Avoir une politique de remboursement flexible
Personnes testées positives au coronavirus juste avant l’événement, changement des mesures sanitaires, ou toute autre situation corrélée à la pandémie... Beaucoup de raisons peuvent conduire les participants à demander un remboursement de leur billet d’entrée à l'événement.
Lors de leur achat, ils doivent savoir qu’en cas de besoin, l’annulation et le remboursement se feront de manière simple et rapide.
Là encore, n’hésitez pas à communiquer sur ce point. C’est rassurant pour les participants de savoir qu’ils pourront se faire rembourser en cas d’empêchement directement lié à la crise.
Les incertitudes dues au coronavirus rendent l’organisation d’événements plus complexe. Il faut non seulement donner envie aux personnes d’y participer, mais aussi les rassurer sur leur sécurité. Cela se fait principalement en amont de l’événement. Toutefois la vigilance reste de mise tout au long de l’événement pour limiter le risque sanitaire. Vous devez être en mesure de justifier à vos participants que vous respectez les mesures imposées en France et de répondre à leurs questions.
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