Comment choisir sa plateforme événementielle ?
5 conseils pour faire le bon choix !
Vous organisez des événements digitaux, hybrides ou physiques ? Vous souhaitez simplifier la tâche de votre équipe en coordonnant leurs opérations sur une même interface ? Les plateformes événementielles permettent de vous épauler dans la création et l’organisation de toutes les étapes de conception d’un événement. Suivez nos 5 conseils pour savoir comment choisir votre plateforme événementielle.
1# Définir les fonctionnalités utiles pour l’organisation de ses événements
Les fonctionnalités proposées peuvent être très variées entre les différents prestataires. Avant de choisir votre partenaire, il est nécessaire de noter vos différents besoins. Nous avons préparé une liste non exhaustive de fonctions, pour vous aider à définir les vôtres :
- personnalisation complète de l’événement (site internet, inscription en ligne, emailing, badges avec des QR codes) ;
- gestion de votre base de données simplifiée ;
- collecte et mesure des informations en temps réel ;
- rapport de statistiques post-événement ;
- un chat en ligne ;
- acquisition de leads.
2# Protéger les données de ses participants
En tant qu’organisateur ou agence d’événementielle, vous êtes responsable des données collectées et stockées de vos participants. Il est nécessaire de vous assurer de la sécurité et de l’utilisation appropriée des informations liées à l’événement digital. La plateforme virtuelle suit-elle la norme ISO 27001 ? Les lois sur la confidentialité (RGPD) sont-elles respectées ? Où sont-elles conservées ? À qui appartiennent-elles ? Sachez que ces données sont votre propriété et n’appartiennent pas à la plateforme. De plus, elles vous seront indispensables pour analyser et connaître davantage votre audience.
3# Opter pour une plateforme conviviale et intuitive
L’interface du logiciel est un critère à prendre compte dans votre choix de partenaire d’événement digital. La prise en main est-elle rapide ? Des ressources sont-elles mises à votre disposition comme des documentations techniques, des tutoriels vidéos ou des guides pas à pas ? La plateforme doit être fluide, intuitive et surtout personnalisable pour garantir une expérience positive à vos participants.
N’hésitez pas à planifier une démonstration, afin d’obtenir plus d’informations et de voir les fonctionnalités « en action ». Lisez également les avis des autres utilisateurs.
4# S'assurer d'avoir un service client réactif
Qui a déjà rencontré des difficultés lors de l’utilisation d’un nouvel outil ? Un service client compétent peut vous faire gagner de précieuses minutes. Que ce soit pour remonter un souci informatique ou poser une question, pouvoir communiquer avec une équipe de spécialistes en temps réel est presque aussi essentiel que le logiciel. Sont-ils joignables par téléphone ? Une assistance est-elle possible par chat ?
Ne négligez pas l’importance d’un bon d’accompagnement et éliminez toutes les plateformes d’événements virtuelles qui n’en proposent pas.
5# Choisir une plateforme événementielle évolutive
Pensez à vos besoins futurs et à votre stratégie d’event marketing. Choisissez une plateforme qui vous permet de créer des événements en présentiel, en ligne et hybrides : vous aurez ainsi un prestataire sur la durée.
Investissez votre temps et votre argent dans une solution digitale complète qui s'adaptera à l’ensemble de vos exigences.
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Que vous soyez une agence ou un organisateur, vous l’aurez compris, le choix de votre plateforme événementielle contribue fortement au succès de vos événements. Eventmaker dispose de la technologie et de l’expertise pour organiser tous vos événements d’entreprise. Sollicitez votre démonstration dès maintenant pour découvrir notre plateforme.
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