Le webinar est un formidable outil pour votre stratégie de marketing. Interactif, il vous met en contact avec votre cible, fait connaître votre entreprise, renforce votre notoriété… Et permet de générer des contacts qualifiés. Saviez-vous que le taux de participation à un webinar est en moyenne de 55,6% ? Un inscrit sur deux assistera donc à votre live ou regardera votre replay.

Comment motiver votre cible à assister à votre webinar ?

Avant d’envoyer vos invitations, préparez avec attention votre webinar. Pensez à la cible que vous souhaitez atteindre : que pensent-ils de vous et de votre marque ? Il est capital de bien cerner leurs besoins. Voici trois éléments qui encouragent vos audiences à assister à votre webinar :

• Apporter une solution à un problème ou à un besoin clairement identifié de votre cible (partage d’expérience, avis d’experts, tutoriel, etc.). Dans ce cas, soyez pédagogue en apportant des éléments de réponse, partagez vos méthodes et résultats obtenus de façon claire et organisée.

• Inviter un speaker reconnu, un leader d’opinion dans son secteur pour prendre part au webinar en tant qu’orateur principal ou invité. Cela permet non seulement de vous appuyer sur la réputation positive d’une personne clé sur son secteur, mais aussi d’inviter sa communauté à découvrir votre entreprise.

• Présenter une nouveauté, un nouveau produit, une nouvelle fonctionnalité, un nouvel angle de réflexion sur une thématique, l’analyse d’une tendance ou d’une innovation… C’est l’occasion de montrer votre expertise et votre savoir-faire.

Maintenant que vous détenez les arguments pour vous assurer la participation du plus grand nombre lors de votre webinar, il est temps de rédiger l’email d’invitation de votre événement.

Préparer vos emails d’invitation

Il existe de nombreuses solutions d’envoi d’emails, parfois directement intégrées dans la solution de gestion d’événements (c’est le cas de la plateforme Eventmaker). Elles vous permettent de gérer l’envoi de vos campagnes, vos listes de participants, vos accréditations et vos événements dans un seul et même endroit.

En ce qui concerne la création de vos emails d’invitation, voici certains points à prendre en compte.

1/ Présentez le webinar en détail

Pour attiser l’intérêt de votre audience, veillez à :

• Présenter le titre de votre événement et clarifier son format : n’hésitez pas à prendre le temps de trouver le bon titre pour votre webinar. Il doit être clair, mettre en avant de façon directe l’avantage fort de votre contenu et être assez court.
  Préciser le programme complet du webinar : la date, l’heure et la durée et si nécessaire le déroulé (ex : Nous commencerons par 10 minutes de présentation, puis…).

• Mettre en avant les invités leurs fonctions, entreprises et la raison pour laquelle ils ont leur place dans votre webinar

• Rappeler ce qu’ils sont susceptibles de découvrir ou d’apprendre et surtout en quoi cela pourra leur servir dans leur activité.
  Citer quelques chiffres clés, qui retiennent toujours l’attention.
  Pour aller plus loin, on peut également ajouter une vidéo de teasing pour présenter la thématique et ajouter un peu d’humain à cette invitation.

Concluez en précisant à vos inscrits que s’ils n’ont pas pu assister au webinar ils peuvent accéder au replay. Il est également possible d’ajouter la promesse d’envoyer en second temps le document PDF de présentation.

2/ Optez pour une bannière claire

La bannière vient illustrer et habiller votre email, mais elle permet également de mettre en exergue des informations importantes de votre webinar :

• la date de l’évènement
• les invités avec leur photo
• un bouton de call to action pour inciter les lecteurs à s’inscrire ou en savoir plus. Votre bannière doit être cliquable et renvoyer sur la page web de votre événement.

3/ Affichez la plus-value de votre webinar dès le pré-header

Indispensable et souvent oublié dans les campagnes d’emailing marketing, le pré-header s’affiche le plus souvent à côté de votre objet dans la boîte de réception de votre destinataire. Il va pourtant jouer un rôle important dans les performances que vous obtiendrez, notamment sur vos statistiques d’ouverture.

Nous l’avons vu, un webinar doit répondre à un problème de vos prospects et apporter une solution ou être centré sur la présentation d’une nouveauté. Dans l’en-tête de votre email, pensez à rappeler à vos prospects la thématique qui sera abordée dans le webinar, mais également à expliquer en quoi les informations abordées sont importantes pour eux ainsi que les solutions et pistes de réflexion à explorer.

Quelques conseils pour rédiger cet en-tête :

• utiliser des verbes d’actions aura plus d’impact : Boostez, Découvrez, Accélérez…
• l’en-tête peut également être sous forme de question : Quelles solutions pour… ? Pourquoi utiliser… ?
• faites court et évitez un titre sur plusieurs lignes

4/ Soignez l’objet de votre invitation

Avant de s’inscrire, il faut déjà que le lecteur ouvre l’email. Pour cela soigner son objet est la clé ! Nous vous conseillons de finir la préparation de votre email par le choix de l’objet. Listez-en plusieurs et demandez l’avis d’un collègue avant de l’intégrer à votre message.Visez un objet simple et efficace. Il doit bien entendu contenir le mot webinar ou webinaire, pour ne pas créer de déception ou de mauvaise compréhension. Pour le reste, certaines recettes fonctionnent bien :

• Créer la curiosité en suggérant qu’il y a une nouveauté à découvrir dans l’email ou en commençant par “Connaissez-vous les secrets de…”, “Webinar : 4 heures pour tout savoir sur…” etc.
• Faire une promesse : “Apprendre à maîtriser parfaitement…”, “10 conseils pour…”.
• Poser une question en suggérant que la réponse se trouve dans le mail.
• Créer un sentiment d’urgence à participer : “Plus que 2 jours pour vous inscrire au webinar…”
• Mettre en avant le nom du speaker s’il est connu.

Le but : susciter l’intérêt du lecteur. Pensez également à personnaliser l’objet avec le prénom du destinataire : cela permettra à votre prospect de se sentir proche de vous et l’incitera à ouvrir le message.

5/ Opter pour une série d’e-mails

Lorsque l’un de vos prospects s’inscrit, programmez un mail de confirmation d’inscription automatique qui lui rappelle les détails principaux du webinar et qui contient le bouton “Ajouter au calendrier”.

Pensez également à envoyer un mail de rappel la veille et/ou un mail quelques heures avant le début de votre webinar pour booster vos taux de participation. Vos réseaux sociaux principaux peuvent être le relais de votre événement et servir également de reminder avant le début de la diffusion. Tout doit concorder pour que votre prospect soit présent le jour J. Retrouvez d’ailleurs tous nos conseils pour organiser un webinar avec succès !

6/ Quelques bonus pour déclencher plus d’inscription

• Pensez à créer le sentiment d’urgence en rappelant qu’il ne reste plus beaucoup de temps pour s’inscrire, ou en insistant sur le nombre de places encore disponibles pour suivre le webinar.
• Facilitez la vie de vos lecteurs en leur proposant d’ajouter l’événement à leur calendrier pour leur rappeler le jour J et vous assurer un taux de participation optimum.
• N’hésitez pas à utiliser plusieurs boutons CTA dans votre email, dans une couleur bien visible et à varier les formules : “Je m’inscris”, “Je participe au webinar”
• Testez la personnalisation du contenu du type : “Prénom, inscrivez-vous dès à présent…” ou “Prénom, voici votre invitation à…”
• Ajoutez une liste bullet point des éléments que votre cible pourra apprendre lors du webinar.
• Personnalisez l’expéditeur de votre mail, par exemple “Mélodie d’Eventmaker”

…

Avec ces astuces, votre invitation est prête à être envoyée ! Si c’est votre premier webinar, n’hésitez pas à tester vos emailing et à réaliser une rapide veille des invitations que vous recevez pour capitaliser sur les meilleures recettes (par exemple en vous inscrivant à la newsletter de notre plateforme de webinar engage by Eventmaker). En adoptant les bonnes pratiques et en connaissant parfaitement les besoins de vos cibles, vous pourrez rapidement augmenter le nombre de vos participants. Les invitations à des webinars sont courantes, aussi cherchez à vous démarquer et soyez créatifs !