Événementiel : cinq bonnes pratiques pour la reprise

Depuis de longs mois, le secteur de l'événementiel est dans l'attente d'une reprise des événements physiques. À la question d’une future date de reprise, on constate une divergence de perspectives : alors qu’une majorité de professionnels du secteur s’accordent à dire que 2021 sera l’année du retour du physique, certains médias misent sur une reprise plus tardive (en 2022).

Le panorama des prochains mois reste donc encore très flou pour la filière événementielle. Néanmoins, malgré cette absence de visibilité, les organisateurs d’événements ont tout intérêt à anticiper dès aujourd’hui la reprise des événements physiques et à envisager différents scénarios.

Afin d’aborder la reprise dans les meilleures conditions, nous souhaitions vous donner, à travers 5 conseils, toutes les astuces, les bonnes pratiques et les nouveaux dispositifs événementiels qui émergent.

Une limitation de participants sera probablement à nouveau de mise, à l’image des restrictions des événements de la rentrée dernière. D’après les dernières déclarations de Roselyne Bachelot, Ministre de la Culture, “les événements plus imposants vont souffrir avec une jauge possible envisagée de 5.000 personnes”, sans pour autant savoir à quelle échéance. L’affluence sera donc au cœur des préoccupations de reprise des événements. Face à ces contraintes, plusieurs moyens permettront de maîtriser l’affluence sur site :

- Selon les restrictions en vigueur, il sera essentiel de définir une jauge de participants que vous pourrez accueillir dans des conditions sanitaires satisfaisantes (ou une densité par mètre carré), et des quotas d’inscription à chaque créneau afin de maîtriser l’affluence des personnes pré-inscrites.

- Nous vous recommandons également d’organiser en amont les rencontres avec les exposants (dans le cas d’un salon), en proposant à vos visiteurs de s’inscrire à des créneaux de visite.

- L’application du certificat vert (attestation de vaccination ou de test négatif, proposée par la Commission Européenne) aux grands événements pourrait être une option rassurante, bien qu’aucune communication n’ait pour l’instant été faite : il est actuellement destiné qu’aux voyageurs dans un autre pays de l’UE. Vous pourrez néanmoins proposer un système de modération à la réservation, en conditionnant l’inscription à la présentation d’un vaccin ou d’un test négatif.

- Une solution événementielle vous permettra d’avoir un total contrôle sur l’affluence de votre événement en temps réel : moteur de statistiques (visite, revisite, taux de transformation, heures de passages, temps de présence), scan de densité, jauge… Eventmaker facilite la gestion et le reporting grâce à des statistiques conformes OJS & organismes certifiés (Expo’Cert, Infora) consultables directement depuis un smartphone.

À l’ère de la distanciation sociale, les organisateurs d’événements sont amenés à repenser intégralement leurs stratégies d’accueil. En effet, un accueil fluide est indispensable afin de garantir à vos participants une sécurité sanitaire optimale. Pour y parvenir, nous vous recommandons d’utiliser toutes les vertues des nouvelles technologies événementielles :

- Lorsque cela est possible, privilégiez les e-badges plutôt que des badges imprimés.

Misez sur des nouvelles technologies “sans contact” pour permettre un self checkin. Grâce aux bornes sans contact, vos participants peuvent scanner directement le QR code de leur badge depuis leur smartphone, de manière complètement autonome.

- Nous vous recommandons d’inciter vos participants à s’inscrire en amont de l’événement afin de minimiser les inscriptions sur place (qui se font généralement au contact d’un iPad). Vous pourrez prévoir une file pour les personnes déjà inscrites et une file pour les personnes qui souhaitent s’inscrire sur le lieu de l’événement.

De nouveaux outils événementiels existent pour organiser à l’avance la réservation de places de vos conférences plénières, remises de prix, concerts, événements sportifs, ou autres événements placés.

- Reproduisez le lieu de votre événement et créez votre plan de salle sur mesure à l’aide d’un outil de réservation de places. Vous pouvez segmenter votre plan, définir des catégories de siège et proposer différents tarifs. Vos visiteurs pourront ensuite réserver les sièges de leur choix.

- Cette nouvelle expérience de réservation (totalement intégrée à la billetterie Eventmaker) est idéale pour gérer les flux de vos participants selon les consignes de distanciation. Vous pouvez, en effet, déterminer des “règles” de distanciation : définissez le nombre de sièges d’écart entre chaque personne, permettez aux membres d’une même famille de s’asseoir côte à côte, aérez les allées en désactivant la réservation des sièges à côté… Enfin, vous avez la possibilité de définir une occupation maximale à ne pas dépasser.

Les nouvelles technologies sont nos alliées pour servir les rencontres physiques. De nombreux outils permettent aujourd’hui de préparer au mieux ces interactions :

- Digitalisez l’échange de cartes de visites via une application de leads. En scannant le QR code de la fiche contact d’une personne, vos exposants récupèrent son contact (comprenant une photo et toutes les informations pertinentes). Échanger ses coordonnées de manière virtuelle est un moyen beaucoup plus pratique, plus sécurisé et plus écologique ! Depuis le back-office, vos exposants accèdent ensuite à l'ensemble de leurs leads et des données qualifiées sur site. Ils peuvent les télécharger à tout moment pour maximiser leur conversion.

- Vos exposants peuvent mesurer les marques d’intérêt de leurs clients grâce au scoring d’engagement (une fonctionnalité sur mesure des centres d’intérêts, inspirée des CRM les plus avancés), et ainsi avoir des indicateurs permettant d’indiquer la probabilité de leur venue. Ils reçoivent ensuite une notification à l’arrivée du visiteur, peuvent répertorier les informations importantes dans une application et les transférer dans leur CRM.

Ces puissants outils de rencontre et de génération de leads sont tous développés par Eventmaker.

Enfin, votre événement devra respecter un protocole sanitaire strict (ce n’est plus un secret !) :

- Vous pouvez vous référer aux conseils sanitaires habituels : placer une ou plusieurs bornes de distribution de gel hydroalcoolique à l’entrée de votre événement, marquer le sol par des repères de distance, définir des parcours de présence,... Pour coordonner cette partie, nous vous recommandons de désigner un référent, qui sera garant du respect du protocole sanitaire.

- Une plateforme événementielle vous assurera une parfaite traçabilité des participants : dans le cas où l’un de vos convives est déclaré positif quelques jours après l’événement, vous aurez accès à toutes les informations le concernant (informations personnelles et reporting complet de sa visite).

Le digital a pris le relais durant cette période de pandémie et offre de nouvelles perspectives. Aujourd’hui, les organisateurs d’événements ont un large panel d’innovations technologiques leur permettant d’anticiper une stratégie de reprise du physique dès à présent.

En attendant (impatiemment) un contexte plus clément, nous vous recommandons d’envisager votre événement selon différents scénarios. L’utilisation d’une plateforme experte en événements physiques et digitaux est, en ce sens, un véritable atout : vous aurez toujours la possibilité de basculer sur un format digital, même à la dernière minute.