Posez-vous plusieurs questions avant de vous lancer dans l’organisation de votre assemblée générale ordinaire :
À quelle fréquence proposer des assemblées générales ?
Toute association loi 1901 est dans l’obligation de tenir au moins une fois par an une assemblée générale. C’est là que sont prises les décisions pour le quotidien de l’association. La date et le lieu sont généralement fixés dans les statuts de l’association (le plus souvent en septembre, décembre ou mars).
Pourquoi l’organisez-vous ?
Généralement, une assemblée générale ordinaire sert à :
Statuer sur certaines décisions ou problématiques que rencontrent l'association ;
S’occuper de la gestion courante de la structure ;
Élire un bureau (président, secrétaire, trésorier, etc.) ;
Décider d’une stratégie et des actions à mener durant l’année ;
Informer tous les membres d'une association sur les grands projets à venir.
En cas de problème urgent, une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée à tout moment.
Qui se charge de l’organiser ?
Consultez les statuts de la structure pour voir si ce rôle est précisé. Il s’agit généralement du président de l’association, d’un membre du bureau ou du conseil d'administration. Un effort collégial est également tout à fait envisageable.
L’ensemble des membres du bureau doivent idéalement être présents lors de l’assemblée générale. Les adhérents de votre association peuvent aussi tous participer à cette réunion, sauf si vos statuts mentionnent des restrictions particulières. La présence d’un commissaire aux comptes peut être requise en fonction de la taille de votre association, de la nature de ses activités et de ses ressources (ex : elle reçoit des dons ou subventions de plus de 153 000€).