6 conseils pour envoyer un mail d’invitation à un événement

1. Définir le bon public cible

Avant d’envoyer quoi que ce soit, vous devez vous poser les bonnes questions :

• Pourquoi organisez-vous cet événement ?
• À qui s’adresse-t-il ?
• Quel est le message clé à faire passer ?

Une segmentation fine de votre base de contacts permet de mieux cibler vos messages et d’optimiser le taux de conversion. Vous pouvez, par exemple, adapter le contenu selon le secteur d’activité, la fonction du destinataire ou son niveau d’engagement avec votre marque.

Une bonne base = un mail d’invitation événement qui touche les bonnes personnes au bon moment.

2. Les éléments indispensables à inclure

Un mail invitation événement doit être clair, synthétique et orienté action. Voici les informations essentielles à faire apparaître :

• Nom de l’événement + date + heure
• Lieu (adresse précise ou lien de connexion pour un format digital)
• Programme avec les temps forts et intervenants (ajoutez une courte bio et photo si possible)
• Public concerné (pour qui est-ce fait ?)
• Bouton d’appel à l’action (CTA)
• Lien vers un formulaire d’inscription
• Lien vers votre site internet pour accéder au programme complet
• Coordonnées de contact
• Lien pour ajouter l’événement à un agenda (Google Calendar, Outlook…)
• Et surtout, adressez-vous directement au lecteur. Si votre outil le permet, utilisez le nom du destinataire dans l’objet et/ou le corps du message pour une invitations personnalisées plus engageante.

3. Mettre en avant la valeur ajoutée de votre événement

Pourquoi vos invités devraient-ils venir à votre prochain événement ?
Votre mail invitation événement doit donner envie de s’inscrire dès les premières lignes. Voici quelques pistes à exploiter dans le corps du message :

• Les bénéfices concrets : que va-t-on apprendre, découvrir, expérimenter ?
• Des intervenants inspirants ou réputés
• Une nouveauté à découvrir en avant-première (lancement de produit, innovation, démo live…)
• Des contenus ou offres exclusifs
• Une opportunité de networking
• N’hésitez pas à utiliser un ton dynamique et à créer du teasing pour piquer la curiosité. Vous pouvez aussi intégrer une vidéo teaser, des témoignages ou quelques chiffres clés pour renforcer l’intérêt.

4. Optimiser l’objet des mails d’invitations

Nous recevons des centaines d’emails chaque jour. Il est donc capital de vous démarquer pour accrocher vos invités. Pour être efficace, l’objet de votre mail d’invitation doit :

• Présenter l’information la plus importante au début de l’objet (conférence, astuces, date limite d’inscription, etc.) ;
• Comporter 50 caractères maximum ;
• Être personnalisé, clair et lisible.

Vos objets seront plus visibles dans les boites de réception de vos invités s’ils contiennent un emoji. À vous de définir si l’utilisation d’un symbole est en adéquation avec votre marque.

Autre point d’attention, il peut être tentant d’utiliser certains mots-clés qui attireront l’oeil de vos destinataires. Cependant nous vous déconseillons d’utiliser des termes perçus comme des « spam words » par certains fournisseurs de services emails, par exemple :

• Le champ lexical de l’argent : « promotion », « soldes », « gratuit », « cadeau », « rabais », « offre »…
• Le vocabulaire de l’arnaque : le plus souvent il s’agira de l’utilisation de superlatifs du type « incroyable », « meilleur »…
• Les termes marketing : « email marketing », « marketing »…

Si vous voulez éviter de tomber dans les spam, il faudra être vigilant sur le choix des mots utilisés dans votre objet car cela aura un impact sur la délivrabilité de vos messages.

Enfin, vous pouvez aussi personnaliser l’expéditeur du mail en choisissant le prénom d’un des membres de votre entreprise. L’humanisation garantit généralement un meilleur taux d’ouverture et, in fine, un taux d’inscription à vos événements plus conséquent.

5. Soigner les appels à l’action

Le bouton d’appel à l’action (CTA) est l’élément qui transforme un lecteur en participant.
Voici les bonnes pratiques :

• Utilisez un verbe d’action : “Je m’inscris”, “Je réserve ma place”, “Découvrir le programme”
• Faites-le ressortir visuellement (couleur contrastée, taille suffisante)
• Placez-le au-dessus de la ligne de flottaison… et répétez-le plus bas dans l’email

Vous pouvez intégrer plusieurs appels à l’action dans un même mail (début, milieu, fin), tant qu’ils restent cohérents et mènent au même formulaire.

💡 Astuce : Prévoyez un mail de rappel avec un CTA actualisé (“Plus que 2 jours pour vous inscrire !”) pour relancer les indécis.

6. Soigner l’esthétisme des invitations à vos événements

Un contenu attrayant est beaucoup plus engageant et incitera davantage vos prospects à s’inscrire à votre événement dès la réception de l’invitation.

N’hésitez pas à varier les formats d’emailing en ajoutant, en plus de votre texte, par exemple :

• Une vidéo teasing de présentation de votre événement ;
• Des avis et des témoignages de clients ou de participants à une édition précédente ;
• Des statistiques en exergue ;
• Des citations percutantes de speakers, etc.

…

Bonus : gagner du temps avec les bons outils

Pour gagner du temps et professionnaliser l’ensemble de vos communications événementielles, appuyez-vous sur une plateforme dédiée comme Eventmaker. Elle vous permet de :

• Créer et envoyer des invitations personnalisées
• Gérer vos bases de contacts
• Automatiser vos relances et mails de rappel
• Centraliser les inscriptions via un site internet événementiel
• Suivre les performances de vos campagnes (taux d’ouverture, clics, inscriptions…)

Vous optimisez ainsi toutes les étapes de la promotion de votre événement, tout en gardant la main sur l’expérience utilisateur.

En résumé

Un mail invitation événement réussi repose sur :

1. Un ciblage précis
2. Un message clair, orienté bénéfices
3. Des invitations personnalisées avec le nom du destinataire
4. Des objets et pré-headers engageants
5. Un bouton d’appel à l’action bien placé et visible
6. Un design simple, responsive et attractif
7. Une campagne multicanal avec relances et mail de rappel

En appliquant ces conseils, vous augmenterez significativement votre taux de participation.

Prêt à passer à l’action ? Découvrez comment Eventmaker peut vous accompagner pour envoyer des mails d’invitation événement performants, automatiser vos relances et réussir chaque étape de votre campagne.