Le guide pour organiser une conférence en 14 étapes

Vous êtes sur le point d’organiser votre première conférence ? Ou bien vous souhaitez perfectionner vos connaissances sur l’organisation de conférences en ligne ou en présentiel ? Découvrez notre guide pour organiser une conférence en 14 étapes.

Etape 1 : Définir l’objectif de la conférence

 Avant toute chose, vous devez savoir pourquoi vous allez organiser cette conférence. Est-ce pour lever des fonds ? Signer de nouveaux contrats ? Trouver des partenaires ? Ou pour remercier vos équipes ?

En fonction de l’objectif de la conférence, vous abordez les prochains points clé de manière différente.

Étape 2 : Choisir un thème

 Le choix du thème de la conférence dépend de différents éléments :

• le public cible
• votre domaine d’activité
• l’objectif de la conférence

Dans tous les cas, le thème retenu doit répondre à un enjeu ou à une problématique des participants. Par exemple, une conférence sur le développement durable ou sur l’intelligence artificielle ne parlera pas au même public qu’une conférence sur la qualité de vie au travail. De plus, il doit être clair et compréhensible par tous.

Étape 3 : S’entourer d’une équipe

 Organiser une conférence nécessite généralement de constituer une équipe. Vous allez avoir besoin d’aide pour l’organisation, mais aussi le jour J pour tout mettre en place et gérer les aléas.

Listez les compétences et les personnes dont vous avez besoin, et contactez-les pour commencer à mettre le projet en place.

Étape 4 : Fixer le budget

 La question du budget est souvent épineuse quand il s’agit d’organiser une conférence.

Soit votre direction vous a attribué une enveloppe à respecter, et dans ce cas vos choix seront conditionnés par ce budget. Soit vous n’avez pas de budget alloué précis, et vous allez devoir chiffrer l’ensemble du projet pour faire valider le budget.

Dans tous les cas, il est important de prendre en compte tous les frais liés à l’organisation de l’événement (rémunération des intervenants, lieu, outils, places de stationnement, etc.).

Étape 5 : Choisir le format de la conférence

 Pour l’organisation d’une conférence, trois formats sont à votre disposition :

• la conférence en présentiel, c’est-à-dire le format classique où tous les participants se rendent sur les lieux ;
• la conférence en ligne qui permet aux participants de se connecter où qu’ils se trouvent ;
• le format hybride qui mixe le présentiel et le digital. Vous pouvez alors prévoir la diffusion en ligne des interventions en temps réel ou prévoir des formats exclusivement en ligne ou en présentiel au cours de journées de conférences.

Lorsque vous choisissez le format, pensez également à déterminer le temps de parole de chacun des intervenants.

Étape 6 : Fixer une date

 Le choix de la date est important pour s’assurer de la présence d’un maximum de participants à la conférence.

Préférez une date hors vacances scolaires, et vérifiez si d’autres événements sont déjà prévus à cette période dans votre secteur d’activité.

Si vous organisez une conférence en physique, il est recommandé de prévenir 3 à 6 mois avant la date retenue.

Étape 7 : Réservez le lieu ou choisir les outils

En fonction du format retenu, vous aurez soit besoin d’un lieu, soit d’une plateforme pour héberger la conférence.

Le critère principal pour faire votre choix doit être la capacité à accueillir tous les participants. De plus, le lieu ou la plateforme doit disposer de tous les outils nécessaires pour la tenue de l’événement.

Étape 8 : Démarcher les intervenants

A ce stade, il est temps de contacter les intervenants à la conférence. Présentez-leur le projet, la thématique, ainsi que la date et le format.

Prévoyez une liste de personnes à contacter plus longue que nécessaire au cas où vous devriez faire face à des refus ou à des annulations.

Étape 9 : Élaborer un ordre du jour

Désormais, vous êtes en mesure d’établir l’ordre du jour, c’est-à-dire le déroulé de la conférence heure par heure, et jour par jour le cas échéant.

Ce planning va être votre fil rouge le jour de l’événement.

Étape 10 : Prévoir la logistique

Il est nécessaire de vérifier que tout le matériel nécessaire à la tenue de l’événement est présent sur les lieux.

Il faut également organiser la restauration, et éventuellement l’hébergement et le stationnement des véhicules.

Pour une conférence en ligne, assurez-vous que les intervenants disposent bien de l’équipement adéquat (webcam, etc.). Vous pouvez prévoir une démonstration de l’utilisation de la plateforme avant le jour J pour faciliter la prise en main de l’outil.

Étape 11 : Communiquer sur votre conférence

Invitations par mail, réseaux sociaux, site internet, sont autant de moyens utiles pour faire la promotion de votre conférence. N’hésitez pas à communiquer activement pour séduire les participants.

Il est alors nécessaire de préciser la thématique, la date, l’heure, et le format. Vous pouvez également donner un aperçu du programme et citer les intervenants surtout s’il y a des experts reconnus de votre secteur d’activité.

Étape 12 : Ouvrir les inscriptions et envoyer les invitations

Les inscriptions se font-elles en ligne ? Par retour de mail ? Via un formulaire ? Prévoyez un processus d’inscription simple et efficace qui comprend l’envoi d’un mail automatique après la validation reprenant les éléments essentiels (thématique, date et heure, lien de connexion, plan d’accès, etc.).

Étape 13 : Le jour J

C’est le grand jour. Votre rôle est d’être le maître d’orchestre de l’événement. N’hésitez pas à faire un briefing d’équipe avant l’ouverture.

Étape 14 : Gérer “l’après” d’une conférence

Une fois l’événement passé, faites un débriefing avec l’équipe. Vous pouvez aussi envoyer un mail ou un carton de remerciement aux participants et leur demander de répondre à un rapide questionnaire de satisfaction.

…

Vous connaissez désormais les 14 étapes pour organiser une conférence. À quand votre prochain événement ?