Nos 9 astuces pour améliorer la gestion et l'accueil de vos participants
Congrès, conventions, soirées privées, conférences,… Peu importe le type d’événement que vous organisez, lorsqu’il s’agit de gérer les participants et invités, il vous faut répondre à de nombreuses exigences. Il est important de contrôler et maîtriser les risques, tout en soignant votre image ou celle de votre client. Dans cet article, vous découvrirez comment accueillir vos participants rapidement et efficacement.
1. Émargement sur iPad
Avec l’émargement sur iPad vous accédez à une liste d’invités sur iPad et n’avez qu’à cliquer sur le nom de l’invité pour l’émarger. Les intérêts de cette solution sont nombreux :
- Conférer une image de marque innovante et élégante
- Augmenter la mobilité des hôtes et hôtesses d’accueil
- Améliorer l’efficacité de l'émargement (vs les listings papier)
Qu’il s’agisse d’un dîner avec placement, d’un vernissage, ou de l’espace VIP d’un salon, vous pouvez savoir en quelques secondes, combien de personnes sont arrivées, ou si un invité précis s’est bien présenté. Enfin, les messages personnalisés selon chaque invité apparaissent au moment de leur émargement pour que le personnel d’accueil puisse les traiter comme il se doit.
2. Badges avec QR codes
Le QR code (Quick Response code) apporte de la rapidité, permet de générer des économies de travail, de coûts, et offre une capacité de stockage de données accrue.
Il peut être personnel et renvoyer vers les informations du participant saisies lors de son inscription. Disposé sur un badge, le QR code permet ainsi d’identifier le participant, valider son entrée, puis son passage vers telle ou telle zone dédiée.
Enfin, grâce aux informations qu’il contient, le QR code contribue à un échange rapide et simple de coordonnées entre vos participants, ce qui permet de les impliquer davantage.
3. Multiples points de Check-in
Les points de check-in sont des zones de trafic entre deux espaces distincts. Ces places stratégiques vous permettent de surveiller ou de contrôler la présence de vos participants à chaque portion de votre événement.
Avec les points d’entrée, vous pouvez désigner les entrées principales de votre manifestation, enregistrer la liste complète des visiteurs qui assistent à une conférence, restreindre l’accès à l’espace VIP, ou encore contrôler des tickets repas.
4. Catégories d’invités
Les catégories d’invités sont des groupes auxquels appartiennent les participants de votre événement selon des critères que vous définissez.
Cet outil offre la possibilité aux organisateurs d’événements d’identifier avec précision la typologie de clients à laquelle appartient chaque participant (exposant, entreprise, staff, conférencier…).
Le jour de la manifestation, selon la catégorie du participant, le personnel d’accueil sait exactement de quelle manière le traiter. Une fois l’événement terminé, cette information peut s’avérer précieuse pour l’organisateur, notamment pour rendre des comptes précis à ses partenaires.
5. Inscriptions payantes
Avec Eventmaker, vous pouvez créer des formulaires d’inscriptions simples ou complexes. Vous offrez à vos participants la possibilité de s’inscrire et de régler leur inscription en ligne, la plateforme permettant de créer des formulaires avec paiement et codes promotionnels.
Les participants peuvent s’inscrire en quelques clics et régler instantanément. L’argent vous est alors directement versé grâce à nos partenaires Stripe ou Ingenico. Des labels viennent qualifier le statut de paiement de chacun de vos clients : vous gardez le contrôle sur les inscriptions.
Une fois vos participants inscrits, il est également possible d’émettre des factures pour chaque participant.
6. Contrôles d’accès
Les contrôles d'accès sont des passages des visiteurs aux différents points d’accès de l’événement. Ils sont le résultat du scan du QR code présent sur le badge du participant ou de l’émargement de ce dernier.
Les contrôles d’accès sont des données très importantes pour les organisateurs d’événements car ils représentent les trajets parcourus par chaque invité. Cette fonctionnalité vous permet d’avoir un nombre précis de passages à l’entrée principale, aux entrées des conférences, ou à toute autre portion de l’événement.
Il est aussi utile de savoir si vous avez déjà atteint la capacité maximale d’un espace, à quel moment celle-ci risquerait d’être atteinte, parmi de nombreuses autres possibilités.
7. Informations en direct
Les informations sont le résumé complet de toutes les informations utiles lors de l’événement. Le flux d’informations est une ressource clé pendant l’événement. Les informations en temps réel permettent à l’organisateur d’avoir à tout moment accès aux données clés afin de gérer au mieux chaque situation.
En utilisant une plateforme événementielle, vous accéderez rapidement aux informations qui s’avèrent stratégiques. Vous pouvez récupérer les noms des invités qui sont déjà arrivés, l’heure à laquelle ils sont arrivés, et le statut accordé ou refusé de leur contrôle d’accès. Grâce à cet outil, plus besoin de subir des urgences : vous vous adaptez en continu.
8. Notifications par SMS et email
Les notifications email et SMS sont conçues pour être envoyées à la bonne personne au bon moment. Lorsqu’un invité particulier est accueilli à l’entrée de votre événement, vous pouvez recevoir une alerte par SMS ou email sur le numéro ou l’adresse de votre choix.
Cet outil vous aide à accroître votre réactivité, facteur clé du succès dans la gestion des événements. Les notifications SMS et email peuvent être utilisées de différentes façons : alerte lorsqu’un invité passe l’accueil principal, ou celui d’une conférence, jauge atteinte, etc.
9. API
Application programming interface (API) est le pont entre une application événementielle comme Eventmaker et vos applications. Cet outil est très utile pour accroître les possibilités de vos applications et des nôtres.
Chez Eventmaker, nous fournissons une RESTful API pour accéder aux données de vos événements. Vous aurez accès à vos listes d’invités, où et quand ils sont arrivés, ainsi que les statistiques de votre événement.
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Vous connaissez désormais les principales solutions à mettre en place pour améliorer la gestion de vos participants. Toutes ces fonctionnalités sont présentes dans notre solution. Optez pour une solution complète, pensée par et pour des professionnels de l’événementiel, et gagnez en efficacité !
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