Avec le covid19, l’organisation d’événements physique uniquement est devenue compliquée ou impossible. Ce nouveau paramètre nous invite à réfléchir à de nouveaux formats de rencontres pour répondre aux attentes de nos communautés. Nous avons compilé dans cet article l’état de l’art des possibilités pour organiser des événements hybrides ou en ligne.
Organiser une série webinaires comme événement virtuel
Pourquoi monter une série de webinars en ligne ?
Une série de webinars vous permet de prendre la parole sur des sujets business ou d’actualité qui mettront votre marque en avant de manière indirecte. Vous pourrez ainsi facilement accéder à une audience et devenir une référence de votre secteur.
Quelles Ressources pour animer des webinars en ligne ?
Vous pouvez commencer à monter un programme de webinars en ligne avec des moyens très limités : une plateforme de video conférence et votre ordinateur avec une webcam, ou bien votre tablette ou mobile.
Néanmoins si vous désirez aller plus loin, vous pouvez facilement améliorer votre home studio avec un logiciel d’émulation de Webcam qui vous permettra de partager plus que votre simple video, d’y ajouter des effets, de la mixer à votre écran. Si vous commencez à trafiquer votre signal de la sorte, nous vous recommandons d’ajouter un deuxième écran à votre ordinateur afin de pouvoir tout contrôler de visu.
Enfin, si vous souhaitez aller plus loin, vous pouvez également investir dans du matériel spécialisé, le mieux étant un micro sur pied, une Webcam HD et un casque vous permettant de vous isoler.
Les recommandations pour organiser des webinars virtuels
L’apprentissage, la formation, l’expérience, la réflexion doivent être les objectifs de ces sessions.
Faites interagir votre audience : N’oubliez pas de donner à vos participants le nombre de personnes connectées, invitez-les à poser des questions sur le chat en ligne, répondez aux questions pendant le webinar.
Productions de mauvaise qualité
Lassitude de votre audience
Sous-exploitez les leads générés par votre audience
Notre conseil personnalisé pour l’organisation d’un webinar événementiel
Utilisez vos webinars pour vous constituer une base de données et une audience qui vous servira à lancer ou mettre en avant un événement de plus grande ampleur
Organiser une conférence en ligne avec un plateau TV
Pourquoi monter une conférence en ligne ?
Une conférence en ligne a des ambitions plus importantes en termes de contenus, d’audience, et de production. Vous pouvez vouloir monter une conférence en ligne pour professionnaliser votre série de webinar qui commence à prendre de l’ampleur, ou alors pour remplacer ou compléter une conférence physique.
Vous allez devoir soigner les thèmes abordés, vos intervenants, votre programme, ainsi que le rythme de votre manifestation. Il faudra vous demander si votre conférence est disponible sur une salle, ou sur plusieurs salles en même temps. Enfin, il faudra y consacrer des moyens videos plus conséquents afin de soigner la production.
Une fois tous ces moyens mis en place, se posera le problème de la monétisation de votre événement, et vous vous demanderez si ce sont les participants qui devront payer un billet d’entrée ou si votre conférence devra être sponsorisée par vous ou par d’autres entreprises.
Quelles ressources et moyens pour organiser une conférence en ligne ?
- Ressources d’organisation
À partir du moment où votre événement en ligne prend de l’ampleur, il faudra mise sur des ressources additionnelles pour en assurer le succès.
Cela passe tout d’abord par des ressources d’organisation. En plus de recruter vos conférenciers, il va falloir les former à votre outil de conférence en ligne, et les inviter à des sessions de répétitions pendant lesquelles vous et vos équipes devront évaluer leur mise en place.
Ensuite, il faudra individuellement valider leur son, leur video, leur fond. Des outils vous permettant d'évaluer la connection des speakers ainsi que leur compatibilité technique existent.
Vous leur donnerez également les consignes pour ce qui est du timing de parole à respecter, et ce qu'il en est concernant les réponses aux question et l’interactivité pendant la session.
C’est là que vous allez pouvoir proposer différents niveaux de qualité en fonction du budget que vous souhaitez y mettre. Notez que vous devrez fournir un meilleur rendu de qualité vidéo que pour vos webinars.
Au plus simple, vous commencerez par un studio TV semblable à celui d’un Youtuber professionnel.
Si vous souhaitez aller plus loin, en faisant appel à un présentateur par exemple, il faudra probablement un plateau de télévision avec une ou plusieurs caméras sur pied. Sans omettre la possibilité de réaliser un montage video en temps réel avec un studio d’enregistrement monté spécialement pour l’occasion.
L’expérience ultime consistera à vous faire accompagner par une équipe de télévision capable d’incruster les images de vos présentateurs et de vos speakers dans des fonds en 3D.
Si vous mettez le paquet sur votre production video, vous avez la possibilité de vous reposer sur une solution de streaming en HD telle qu'
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