Bien se préparer à l’organisation d’événements physiques en Septembre 2020

Alors que les rassemblements de plus de 5000 personnes sont interdits jusqu’au 31/08/2020, de nombreux organisateurs de salons ont reporté leurs événements pour les programmer à partir du mois de Septembre. La crainte d’une deuxième vague de contaminations règne car elle neutraliserait à nouveau la filière pour plusieurs semaines et serait fatale à tout une partie de l’industrie et ses 350 000 emplois.

Premier conseil : désignez un modérateur du chat, en amont de votre événement. Cette personne aura la main sur la messagerie, pourra valider ou non les messages et aura la possibilité de sélectionner les messages qui lui semblent les plus pertinents (via la fonctionnalité Pick a question au point 7).

Rappelez à vos intervenants de promouvoir de temps en temps le chat au cours de votre événement. Si une session questions / réponses est prévue à la fin de votre événement, le préciser incitera les participants à rester jusqu’à la fin.

Pour maximiser l’interaction le jour J, vous pouvez préparer à l’avance des profils avec lesquels vous pourrez envoyer des messages dans le chat. Cette technique permettra de montrer l’exemple et d’inciter les participants à utiliser le chat.

Dans les paramètres de votre live sur Eventmaker, vous pouvez choisir deux types de modération : une modération active, où les messages pourront être publiés après avoir été acceptés, et une modération passive, permettant de publier tous les messages qui pourront ensuite être supprimés par le modérateur. Activer seulement la modération passive vous permettra de récolter un nombre important de réactions rapidement, et de toujours pouvoir gérer votre chat.

Brisez la glace avec vos participants avec un simple message de bienvenue (saluer vos participants, demander d’où ils sont connectés…). Il permettra de faire réagir vos invités, qui pourront utiliser le chat pour vous saluer en retour. La conversation engagée, ils seront sur leur lancée et voudront davantage communiquer tout au long de l’événement.

Avec un quizz ou un sondage, vous vous adressez directement à votre audience et créez un réel moment d’interaction. Trouvez un ou plusieurs thèmes appropriés afin que vos invités participent avec enthousiasme et de manière active. Par exemple, vous pouvez leur poser des questions sur votre entreprise, votre marché, l’actualité de votre secteur, ou encore sur le lieu où de votre activité.

Comment les mettre en place ? Notre plateforme all-in-one intègre les solutions de Sparkup et Bewi, qui développent des outils interactifs impliquant votre audience afin qu’elle reste attentive tout le long de votre événement.

Une fonctionnalité intéressante pour maximiser l’interaction de votre chat est le “Pick a Question”. Cette dernière permet au modérateur de sélectionner et d’afficher les questions pertinentes posées par les participants dans le chat, et de les faire remonter aux intervenants. Ainsi, les intervenants pourront retrouver simplement toutes les questions posées en basculant en un clic dans l’onglet “Questions” du chat.

Faire vivre l’expérience du chat en replay, c’est possible. Sur Eventmaker, le chat est entièrement synchronisé avec le replay : vos participants peuvent suivre toutes les interactions du chat, de manière synchronisée avec la vidéo du replay. Ils peuvent également continuer de commenter et d’alimenter le chat.

Communiquer sur votre replay est essentiel après votre événement ! Vous pouvez profiter de cette communication pour indiquer aux non-venus qu’il n’est pas trop tard pour poser leurs questions sur le chat et intervenir.

À la fin de votre événement, mesurez l’engagement de votre chat grâce aux statistiques mises à votre disposition sur Eventmaker pour améliorer l’utilisation de ce dernier.. Cette analyse vous permettra de prendre les meilleures décisions, et d’affiner votre stratégie pour augmenter l'interaction dans votre messagerie.

Vous l’aurez compris, le chat est aujourd’hui un outil indispensable pour animer vos événements. Modération, chat synchronisé, pick a question… Nos outils d’interactivité digitaux peuvent vous permettre de retrouver l’intensité du présentiel.

Une question à propos du chat ? N’hésitez pas à nous envoyer un message via notre messagerie en bas à droit, ou par mail à l’adresse suivante : ecrire@eventmaker.com