Créer un programme événementiel efficace

Le programme d’un événement : la clé de votre organisation

Le programme officiel permet d’avoir une vision globale du déroulement de votre événement (conférence, festival, congrès, etc.). Il doit donc inclure les informations essentielles à sa compréhension, pour permettre aux invités de décider s’il veulent et peuvent participer aux conférences : horaires, intervenants, thématiques abordées, activités prévues… Voici quelques éléments à prendre en compte.

Quel format choisir ?

Notre conseil : optez pour le multi-support.

• Un programme en ligne, à proposer sur le site de l’événement, votre application mobile et à envoyer par email (newsletter, etc.)
• Un format papier (flyer, dépliant) à distribuer
• En affichage numérique sur le lieu de l’événement

Soyez clair et concis

Inutile de donner trop de détails sur votre programme. Allez à l’essentiel et renvoyez à votre site pour plus d’informations : détails des conférences, des tables rondes, des stands, etc.
Soyez clair dans vos intitulés pour créer l’envie et la curiosité.

Misez sur un design corporate

Les informations présentées doivent respecter votre charte graphique. Pensez à faire figurer les éléments clés de votre image de marque :

• Le nom de votre entreprise
• Votre baseline
• Votre logo et ceux de vos partenaires
• Le lien vers votre site web ou celui de l’événement
• Les icônes de vos réseaux sociaux, etc

Tout cela contribue à faire votre promotion.

Organisez vos sessions en thématiques

Si votre événement propose de nombreuses activités, les organiser par thématiques permettra à vos visiteurs de faire plus facilement leur choix d’événements à suivre et rendra l’ensemble du programme plus cohérent.

5 informations indispensables à mentionner sur votre programme

1. Le nom de votre événement et la thématique

Prêtez particulièrement attention au choix du nom de votre événement : il doit attirer l’attention et susciter l’intérêt, tout en expliquant avec précision en quoi il consiste. Optez pour une thématique claire tout en soulignant l’intérêt de l’intervention.

2. Le format

Avec la création d’événements hybrides à la fois sur le physique et le digital, il est important de préciser le format de chacun des événements de votre programme pour éviter toute déception pour vos visiteurs. Précisez clairement l’emplacement de chaque session, en particulier s’il y a des changements de salle pour les événements physiques.

3. Le lieu

Pour un événement présentiel, veillez à notifier l’adresse postale précise, avec des indications claires pour s’y rendre (transports, etc.). Si le lieu de l’organisation est vaste, pensez à ajouter un plan sur votre programme ou votre application ! Cela facilitera la circulation sur place.

4. La date et les horaires

Outre les heures de début et de fin de l’événement, indiquez les horaires de chaque session pour faciliter l’organisation côté visiteur. Prévoyez également des temps de pauses entre chaque événement pour les participants, qui faciliteront par ailleurs la logistique.

5. Les interventions et les speakers

Présentez les différents intervenants : animateurs, speakers, etc. Si vous le pouvez, ajoutez une ou deux lignes de biographie pour poser le contexte, ainsi que leur photo. Enfin, si l’un de vos partenaires doit prendre la parole, précisez-le. Les cas clients sont très appréciés.

Pourquoi utiliser Eventmaker pour votre programme événementiel ?

La plateforme Eventmaker vous permet de construire un programme événementiel riche, dynamique et totalement personnalisable.

Organisation par thématique

Vous pouvez structurer votre programme d’événement autour de plusieurs axes ou sujets, avec un scoring thématique pour cibler les campagnes emails.

Vue détaillée enrichie

Proposez du contenu supplémentaire en ligne : description complète des interventions, documents téléchargeables, vidéos… C’est à la fois utile pour les visiteurs, et excellent pour le SEO de votre site internet.

Inscriptions aux sessions

Si vous avez des jauges limitées, activez les inscriptions aux sessions directement dans le programme. C’est un gain de temps pour vos équipes et vos invités.

Programme personnalisé par participant

Chaque inscrit peut créer son propre programme sur mesure, accessible à tout moment via l’application ou son espace personnel. Cela renforce l’expérience utilisateur et la satisfaction globale.

En résumé

Un bon programme événementiel :

• ✅ Donne de la lisibilité à votre projet événementiel
• ✅ Valorise vos contenus et vos intervenants
• ✅ Structure efficacement votre communication
• ✅ Facilite l’engagement et la navigation des participants
• ✅ Reflète l’image de marque de votre organisation