Organiser une cérémonie virtuelle de remise de diplômes

Avec la pandémie, de plus en plus d'événements sont passés au virtuel, surfant sur l’ère de la digitalisation. Des solutions alternatives ont vu le jour pour les conférences, séminaires, journée presse, etc. Les domaines de la formation et de l’éducation n’ont pas échappé à cette dématérialisation : supports de formations et cours en ligne, mais aussi remises de diplôme digitales… Il a fallu se réinventer pour s’adapter aux mesures sanitaires. Mais alors, comment organiser une telle cérémonie en ligne ? Eventmaker vous donne ses conseils pour réussir votre remise de diplômes virtuelle.

Remise de diplômes : quels sont les avantages du virtuel ?

Les remises de diplômes signent la fin d’un cycle et rassemblent les étudiants pour célébrer leur mérite. Généralement, l'événement est ponctué de discours inspirants et émouvants, de photographies entre diplômés et finit autour d’un buffet. Un moment festif qu’il est toutefois possible de transposer au virtuel (buffet mis à part !).

Quels sont les points positifs d’une cérémonie de remise de diplôme digitale ?


1 - Rassembler des étudiants du monde entier


C’est le principal avantage d’une réunion virtuelle : où qu’il se trouve, le diplômé peut se connecter et profiter de l'événement en ligne avec ses camarades. Assurer cette certification en format digital permet à plus de personnes d’être présentes et engagées.


2 - Avoir une seconde chance d’assister à la remise de diplôme


Pour ceux qui n’auront pas pu être présents, la possibilité de pouvoir revoir la cérémonie de chez eux en replay est un vrai plus.


3 - Créer un événement social et fédérateur


La Covid-19 a désorganisé le système éducatif, forçant les professeurs à être imaginatifs pour continuer à dispenser leurs enseignements via le web. La pandémie a également créé un grand vide chez les étudiants, souvent isolés et sans vie sociale.

Pouvoir se réunir tous ensemble autour d’un événement, même virtuel, pour célébrer leur diplôme est une chance pour eux de se reconnecter à leur promo et à leurs enseignants.

Comment organiser la cérémonie 100% digitale ?

Comment animer une cérémonie de remise diplômes à distance ? Comment la rendre mémorable sans présence physique ?


1 - Fixer la date de la cérémonie


Fixez-la tôt, pour avoir le temps de tout organiser. Assurez-vous que les professeurs principaux puissent être présents à la date choisie. Demandez-leur s’ils souhaitent intervenir et planifiez-le.

Pourquoi ne pas inviter le major de promotion à faire un court discours de présentation de sa classe ?

Votre cursus a vu passer des personnalités connues ? Une intervention vidéo de leur part en début de cérémonie pourrait encourager les lauréats.


2 - Choisir une plateforme pour la remise de diplômes


Dès que vous avez fixé une date, choisissez une plateforme : Zoom, Microsoft Teams, YouTube, Jitsi, Webex, etc.

Vérifiez qu’il n’y a pas de limitation au niveau du nombre de participants (Google Hangouts n’autorise que 10 participants maximum par exemple).

Souhaitez-vous faire une diffusion en live de votre événement, ou plutôt en différé ? C’est le moment de choisir et de vérifier si vous avez le matériel technique adapté.


3 - Envoyer les invitations


Pour vous assurer de la présence d’un maximum de futurs diplômés à cet événement, envoyez votre invitation à J-2 ou 3 mois, puis programmez un ou deux rappels.

Vous pouvez aussi proposer à ceux qui ne seront pas présents d’enregistrer un court message vidéo à diffuser le jour J.


4 - Se caler sur un programme classique de remise de diplôme


Ne cherchez pas à tout révolutionner. La cérémonie virtuelle peut reprendre les codes d’une cérémonie en présentiel. Les rendez-vous incontournables sont les mêmes :

  • l’accueil des diplômés ;
  • les discours : du maître de cérémonie et éventuellement des professeurs ;
  • la présentation de la classe par le major de promo ;
  • la remise de diplômes nominative.

Si vous pouvez faire un petit travail de mise en scène, en mettant en avant à l’écran chaque étudiant appelé et le laissant dire un mot de remerciement, cela agrémentera votre cérémonie digitale de remise de diplômes.


5 - Donner la parole aux diplômés lors de la diffusion


Pensez à ouvrir un chat en parallèle de la cérémonie pour que les lauréats puissent commenter et poser des questions.


6 - Délivrer des diplômes virtuels… mais certifiants


Sachez que vous pouvez délivrer des attestations numériques certifiées de diplômes (grâce à la blockchain). En 2019, le ministère de l'Éducation nationale et le ministère de l'Enseignement Supérieur ont produit 23 millions d’attestations numériques certifiées !
Sachant, bien entendu, que même si la cérémonie se passe en virtuel, il est tout à fait possible d’envoyer des diplômes physiques par voie postale.
Nous espérons que nos conseils porteront leurs fruits et que votre cérémonie de remise de diplômes virtuelle sera un succès.
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