Organiser des événements virtuels et hybrides : les nouveaux formats d’événements en ligne

Avec le covid19, l’organisation d’événements physique uniquement est devenue compliquée ou impossible. Ce nouveau paramètre nous invite à réfléchir à de nouveaux formats de rencontres pour répondre aux attentes de nos communautés. Nous avons compilé dans cet article l’état de l’art des possibilités pour organiser des événements hybrides ou en ligne.

Organiser une série webinaires comme événement virtuel


Pourquoi monter une série de webinars en ligne ?

Une série de webinars vous permet de prendre la parole sur des sujets business ou d’actualité qui mettront votre marque en avant de manière indirecte. Vous pourrez ainsi facilement accéder à une audience et devenir une référence de votre secteur.

Quelles Ressources pour animer des webinars en ligne ?

Vous pouvez commencer à monter un programme de webinars en ligne avec des moyens très limités : une plateforme de video conférence et votre ordinateur avec une webcam, ou bien votre tablette ou mobile.

Néanmoins si vous désirez aller plus loin, vous pouvez facilement améliorer votre home studio avec un logiciel d’émulation de Webcam qui vous permettra de partager plus que votre simple video, d’y ajouter des effets, de la mixer à votre écran. Si vous commencez à trafiquer votre signal de la sorte, nous vous recommandons d’ajouter un deuxième écran à votre ordinateur afin de pouvoir tout contrôler de visu.

Enfin, si vous souhaitez aller plus loin, vous pouvez également investir dans du matériel spécialisé, le mieux étant un micro sur pied, une Webcam HD et un casque vous permettant de vous isoler.

Les recommandations pour organiser des webinars virtuels

  • Evitez l’auto-promotion de vos contenus.

  • L’apprentissage, la formation, l’expérience, la réflexion doivent être les objectifs de ces sessions.

  • Vérifiez votre matériel et la disposition de votre home studio avec une audience de test.

  • Soignez votre décor. Une bibliothèque, de la décoration, tout ce qui va pouvoir faire entrer vos participants dans votre univers.

  • Faites interagir votre audience : N’oubliez pas de donner à vos participants le nombre de personnes connectées, invitez-les à poser des questions sur le chat en ligne, répondez aux questions pendant le webinar.

Avantages des webinars

  • Facile à monter
  • Coûts restreints
  • Possibilité de créer une récurrence de RDV
  • Source de Leads importantes

Ecueils à éviter

  • Productions de mauvaise qualité
  • Lassitude de votre audience
  • Sous-exploitez les leads générés par votre audience

Notre conseil personnalisé pour l’organisation d’un webinar événementiel

Utilisez vos webinars pour vous constituer une base de données et une audience qui vous servira à lancer ou mettre en avant un événement de plus grande ampleur


Organiser une conférence en ligne avec un plateau TV


Pourquoi monter une conférence en ligne ?

Une conférence en ligne a des ambitions plus importantes en termes de contenus, d’audience, et de production. Vous pouvez vouloir monter une conférence en ligne pour professionnaliser votre série de webinar qui commence à prendre de l’ampleur, ou alors pour remplacer ou compléter une conférence physique.

Vous allez devoir soigner les thèmes abordés, vos intervenants, votre programme, ainsi que le rythme de votre manifestation. Il faudra vous demander si votre conférence est disponible sur une salle, ou sur plusieurs salles en même temps. Enfin, il faudra y consacrer des moyens videos plus conséquents afin de soigner la production.

Une fois tous ces moyens mis en place, se posera le problème de la monétisation de votre événement, et vous vous demanderez si ce sont les participants qui devront payer un billet d’entrée ou si votre conférence devra être sponsorisée par vous ou par d’autres entreprises.

Quelles ressources et moyens pour organiser une conférence en ligne ?

- Ressources d’organisation

À partir du moment où votre événement en ligne prend de l’ampleur, il faudra mise sur des ressources additionnelles pour en assurer le succès.

Cela passe tout d’abord par des ressources d’organisation. En plus de recruter vos conférenciers, il va falloir les former à votre outil de conférence en ligne, et les inviter à des sessions de répétitions pendant lesquelles vous et vos équipes devront évaluer leur mise en place.

Ensuite, il faudra individuellement valider leur son, leur video, leur fond. Des outils vous permettant d'évaluer la connection des speakers ainsi que leur compatibilité technique existent.

Vous leur donnerez également les consignes pour ce qui est du timing de parole à respecter, et ce qu'il en est concernant les réponses aux question et l’interactivité pendant la session.

- Ressources techniques

C’est là que vous allez pouvoir proposer différents niveaux de qualité en fonction du budget que vous souhaitez y mettre. Notez que vous devrez fournir un meilleur rendu de qualité vidéo que pour vos webinars.

Au plus simple, vous commencerez par un studio TV semblable à celui d’un Youtuber professionnel.

Si vous souhaitez aller plus loin, en faisant appel à un présentateur par exemple, il faudra probablement un plateau de télévision avec une ou plusieurs caméras sur pied. Sans omettre la possibilité de réaliser un montage video en temps réel avec un studio d’enregistrement monté spécialement pour l’occasion.

L’expérience ultime consistera à vous faire accompagner par une équipe de télévision capable d’incruster les images de vos présentateurs et de vos speakers dans des fonds en 3D.

Si vous mettez le paquet sur votre production video, vous avez la possibilité de vous reposer sur une solution de streaming en HD telle qu'Eventmaker Live ⏯.

Avantages d’une conférence en ligne

  • Le concept de conférence en ligne est facile à hybrider. Vous pouvez utiliser la production vidéo de votre conférence physique que vous streamez.

  • Vous avez probablement déjà le lieu et l’équipe vidéo. Maintenez les pour streamer votre conférence en ligne.

  • Si vous n’êtes pas sûr d’être capable d’assurer la qualité du direct, vous pouvez pré-enregistrer la conférence puis la diffuser en streaming. Cela ne vous empêchera pas de proposer de l’interactivité pendant la conférence, notamment en organisant une session de questions réponses suite aux prises de paroles des speakers.

  • Vous pouvez mixer votre flux vidéo principal avec des interventions de participants qui se connecteront avec leur webcam.

  • Vous pouvez atteindre une audience plus importante que lors de votre événement physique.

Ecueils à éviter dans l’organisation d’une conférence virtuelle

  • Qui dit conférence en ligne, dit format plus long qu’un webinar. Mais vous ne tenez pas votre audience dans une salle, ou avec une pause café réconfortante. La pertinence de vos contenus et l’efficacité des intervention sera clé. Vous devez donc coacher vos speakers.

  • Adaptez votre modèle économique au mode de consommation de vos contenus qui seront disponibles plus longtemps en replay sur une plateforme qui vous le permet.

Notre conseil personnalisé pour l’organisation d’un conférence virtuelle

Misez sur un prestataire video de confiance qui sera capable de répondre à toutes les demandes et imprévus de dernière minute.


Organiser des groupes de discussions thématiques


Pourquoi monter des groupes de discussions thématiques dans un événement en ligne ?

Les contenus diffusés ne sont aujourd’hui plus suffisants pour impliquer les participants d’un événement d’entreprise ou d’une convention d’affaires en ligne.

Il est essentiel de trouver des formats d’événements en ligne qui puissent impliquer les participants autrement que par de simples commentaires de chat ou des questions aux speakers. Pour cela, vous pouvez créer des atelier de discussion thématique virtuels qui regroupent un nombre limité de participants avec un modérateur ou un rapporteur. L’objectif de ces ateliers doit être clairement défini, et permettre de faire avancer l’état de connaissance collectif de la communauté de l'événement en ligne ou hybride.



Monter des pitches Exposants lors d’un salon Virtuel


Pourquoi monter un programme de Pitches exposants

Dans un monde où il sera probablement difficile d’exposer sur un stand comme avant et de rencontrer autant de personnes, un organisateur de salon se doit de proposer à ses exposants des outils de communication adaptés aux événements en ligne.

Ces outils pourront en outre créer de la visibilité récurrente pour l’ensemble de vos exposants. Plutôt que l’exposant se présente plusieurs dizaines de fois en réel, nous pouvons imaginer un modèle d’événements hybrides où l’exposant sera capable de se présenter dans une vidéo de 10 min avant la manifestation. Cette solution permet d’imposer un minimum de préparation aux exposants et d’améliorer la qualité des contenus mis en avant lors de votre événement physique.

Vous pouvez également faire en sorte que ces présentations d’exposants virtuelles soient diffusées en temps réel. Cela incitera les exposants à mettre en place une qualité plus importante lors de la présentation, et permettra de faire remonter les questions de l’audience.

Quelles ressources et moyens pour organiser une conférence en ligne ?

Vous aurez principalement besoin de ressources d’organisation et d’une plateforme de gestion d’événement. Ainsi vous pourrez créer automatiquement une session de pitch pour chacun de vos exposants. Il faudra néanmoins vous assurer que vos exposants soient prêts pour leur présentation, et qu’ils puissent enregistrer leur pitch dans de bonnes conditions, d’où l’importance de sessions d’entraînement.

Avantages du format de pitches videos d’exposants virtuels

  • Vous incitez chacun de vos exposants à venir sur votre salon virtuel ou hybride avec une offre bien ficelée, ce qui maximise les chances de rencontres.

  • Avec une plateforme permettant de faire du networking, il devient possible pour l’exposant de recevoir comme leads chacun des participants qui consulte son pitch.

  • Vous offrez une vision immédiate du ROI de votre événement en ligne pour l’exposant qui peut ainsi connaître en temps réel le nombre de personnes qui participent à sa présentation en ligne.

  • Vos exposants continuent d’être visibles sur votre manifestation en ligne et de recevoir des leads et de networker.

Ecueils à éviter

  • Préparez votre communication auprès des exposants en précisant les timings de présentation. Vous devez contraindre les exposants à les respecter, quitte à être présent lors de chacun des pitchs.

  • Communiquez-leurs bien en amont les tenants et les aboutissants de l’exercice, notamment pour l’enregistrement vidéo qui commencera 5 min avant le début du pitch sur la plateforme de streaming.

Notre conseil personnalisé pour l’organisation de pitches exposants en ligne

Organisez une session de répétition avec des coachs de votre équipe ou sélectionnés dans votre réseau pour entraîner vos exposants. Cela fera leur succès et ils vous en seront reconnaissants.


Monter un programme de Webinars Exposants


Pourquoi monter un programme de Webinars exposants

Dans le monde d’aujourd’hui il devient essentiel d’être capable d’animer une communauté tout au long de l’année pour la rassembler le jour de votre événement.

Plutôt que de proposer de mettre en avant vos exposants une seule fois dans l’année lors de votre événement, qu’il soit en ligne, hybride ou physique, les outils digitaux de webinars vous permettent aujourd’hui de mettre en avant vos exposants toute l’année auprès de votre communauté. Vous pourrez ainsi leur proposer différents formats videos de présentation de produits en ligne, de nouveautés, et ces présentations pourront être soit live, soit en replay.

Avec un système de scoring thématique, il vous sera possible de mettre en avant les contenus auprès de personnes véritablement intéressées parmi votre communauté. Si vous avez mis au point un modèle de revenus variable, vous profiterez de toutes ces mises en relations au cours du temps. Enfin avec une plateforme d’invitations exposants vous pourrez permettre à vos exposants d’inviter leurs clients et donc accroître la communauté de votre événement.

Avantages du format

  • Vos exposants ont une exposition permanente, et la possibilité de recevoir des leads de manière continue.

  • Vos contenus d’événements en ligne sont thématisés, ce qui permet de mieux cibler votre visitorat et sa consommation de l’événement. En suivant les thématiques les plus en vogue dans votre reporting, vous serez capable d’orienter votre programmation de conférence ou votre recherche d’exposants

Ecueils à éviter

Il faudra coacher vos exposants pour éviter qu’ils tombent dans l’auto-promotion de leurs sociétés. En effet, s’il est intéressant d’assister à des présentations commerciales lorsqu’elles sont précises, il sera probablement plus vendeur de mettre en avant les résultats ou les solutions mises en place par les exposants.


Le Chat 1to1 et le video Call 1to1


Pourquoi monter un événement en ligne de networking

L’objectif de rencontres BtoB est principalement la rencontre entre clients et prestataires et la constructions d’approches communes pour répondre à de problématiques marché. Pour faire se rencontrer une offre et une demande, il n’y avait autrefois que la rencontre physique de possible.

Aujourd’hui il y a bien sûr la prospection téléphonique, les réseaux sociaux, mais surtout les événements. Si votre événement a pour objectif de mettre en relations des professionnels il parait difficile de se passer d’un outil de networking. Aujourd’hui ces outils sont principalement constitués de 3 éléments :

  • Un outil de demande de contact (Friend Request) comme sur Facebook ou LinkedIn.

  • Un outil de chat par écrit, qui permet de communiquer dans votre environnement.

  • Un outil d’appel vidéo pour palier le manque de rencontre physique.

En plus de cela, il faut que les participants puissent facilement trouver les personnes à rencontrer. Ainsi, nous mettons à leur disposition :

  • Des moteurs de recherche de participants qui permettent de mettre en avant ou restreindre les populations de participants de l’événement en ligne.

  • Un moteur de recommandation basé soit sur les choix des participants, soit sur leur comportement, ce qui est possible avec l’outil de scoring d’Eventmaker

Avantages du format

  • Vous pouvez suivre en direct le succès des exposants, qui récupèreront un nombre de leads avant, pendant ou après l’événement.

  • Vous proposez un résultat pour les exposants qui se rapproche beaucoup de la rencontre physique avec une liste de contacts commerciaux exploitables immédiatement.

Ecueils à éviter

  • Le taux d’utilisation de votre plateforme de networking est la clé de la réussite de votre événement. Vous devez suffisamment communiquer pour faire en sorte qu’elle soit bien utilisée. Communiquez également sur les succès de la plateforme ( “Déjà 3678 mises en relations sur l’événement en ligne”.

  • Vous devez animer des plages de disponibilité d’exposants qui assureront des temps de réponses optimaux. C’est ce qui vous permettra d’avoir un taux d’utilisation élevé de votre outil de networking.

  • Assurez-vous que votre outil notifie les participants de la bonne façon quand ils reçoivent des nouveaux messages ou des nouvelles demandes de mise en contact. Ainsi vous maximiserez le taux de réponse aux sollicitations.

  • Récompensez les utilisateurs de l’outil, en les faisant accéder à des zones réservées, ou en publiant leur taux de réponse.


Le programme de RDV 1to1


Pourquoi monter un programme de RDV 1to1

Le format des rendez-vous d’affaires 1to1 était déjà en plein essor avant la crise du coronavirus. Cela consiste à mettre en place la possibilité de remplir des agendas d’exposants avec des créneaux de RDV pris par des visiteurs intéressés. Cela vous permet, en tant qu’organisateur d’événement hybride ou virtuels de promettre à vos exposants un nombre de rencontrer minimum sur votre manifestation.

Encore faut-il que ces rencontres soient qualifiées et c’est pour cela qu’une plateforme de marketing événementiel digital comme Eventmaker peut vous aider. Grâce à celle-ci vous allez pouvoir restreindre la possibilité de prendre des rendez-vous en fonction de populations de visiteurs ou d’exposants. Cela peut aussi se restreindre en fonction des centres d’intérêt déclarés ou du comportement scoré sur les thématiques de l’événement. Le rendez-vous aura lieu dans un appel video sur une plateforme de video en ligne. Etant donné la transformation digitale accélérée que nous avons vécue lors de cette année 2020, c’est un format qui se répandra rapidement parmi les événements BtoB.

Avantages du format

  • Vous promettez un résultat quantitatif à vos exposants. Par exemple 12 rendez-vous d’affaire en une journée. Vous pouvez aussi multiplier vos ventes en proposant plusieurs plannings de rendez-vous ou de business meetings pour vos exposants.

  • En réquisitionnant l’attention de l’exposant et du visiteur vous aurez la possibilité d’augmenter l’impact de chacune des rencontres pour faire de la qualité plutôt que de la quantité.

  • Vous pouvez varier les formules en fonction de vos publics. Par exemple, souhaitez-vous que les exposants puissent refuser des rendez-vous ou préférez-vous mettre la priorité de la décision au visiteur ?

Ecueils à éviter

Le no-show lors des rendez-vous virtuels sera votre pire ennemi. Cela peut diminuer la confiance que les participants auront en votre système de rendez-vous. Multipliez donc les moyens de rappeler à vos participants que leur rendez-vous arrive : emails, notifications push, et invitations directement dans leur calendrier.
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