Organiser un événement éco-responsable en 2021

La crise provoquée par la COVID-19 a laissé plusieurs traces sur notre manière d’aborder les événements : elle a indéniablement accéléré la digitalisation, modifié la temporalité des événements et fait monter la conscience RSE.

En soulignant l’importance de l’urgence écologique, climatique et sociale, la pandémie a, en effet, renforcé les attentes des parties prenantes des entreprises. D’après une récente étude américaine réalisée par PromoLeaf auprès de participants à des événements, 85% d’entre eux préfèrent assister à des événements aux pratiques durables et respectueuses de l'environnement. Les organisateurs d’événements ont donc tout intérêt à placer la RSE au cœur de leurs préoccupations.

Il n’en fait aucun doute : l’événement de demain sera transformé et devra être porteur de sens. Découvrez dans cet article tous nos conseils pour associer vos événements à une démarche responsable.
Vers des événements responsables et neutres en carbone
La neutralité carbone implique un équilibre entre les émissions de carbone et l'absorption du carbone de l'atmosphère par les puits de carbone. Deux leviers permettent donc d’atteindre la neutralité carbone en tant qu’organisateur d’événements : travailler sur les postes les plus émetteurs de carbone en événementiel (transport, restauration, logistique et énergie) et contribuer à des initiatives écologiques. Voici les pistes qui s’offrent à vous pour répondre au défi de la neutralité carbone :

  • La première règle pour parvenir à des événements nets carbone est d’anticiper en se fixant des objectifs, et non plus de tirer des conclusions compensatrices suite au bilan de votre événement : les organisateurs d’événements peuvent définir un objectif d’émissions carbones qu’ils vont monitorer pendant toute la durée de l’événement (avant / pendant / après). Face au plus grand défi de l’Humanité, les Jeux Olympiques 2024 souhaitent montrer l’exemple en s’alignant sur l’Accord de Paris : ils se sont fixé l’ambition de passer de 3,5 millions de tonnes à 1,5 millions de tonnes de CO2 émis.

  • Le lieu de votre événement présentiel est un élément essentiel de votre démarche éco-responsable. Les voyages pouvant représenter jusqu’à 80% des émissions de dioxyde de carbone d’un événement, choisissez un lieu facilement accessible par des transports écologiques. Sur le site web de votre événement, indiquez les lignes de métro, de train, de bus (ou autres transports en commun) permettant de s’y rendre, la disponibilité de vélos en libre service. Pour aller plus loin, vous pouvez organiser des co-voiturages (pour les participants ne pouvant prendre les transports en commun) et sensibiliser les visiteurs de votre site en précisant l’impact écologique des différents modes de transport. Jean-François Lienard, Directeur Associé de Match Event, donne une autre piste : “pour acheminer le matériel et les hommes sur les lieux d’événements, nous louons des véhicules récents pour avoir le moins d’émissions possibles et les filtres à particules les plus efficaces. On passe par l’agence The Treep pour organiser nos voyages d’équipe, ce qui nous donne l’impact carbone de nos déplacements par événement ainsi que le cumulé sur l’année” (extrait du livre blanc du OUAÏ, le rendez-vous de l’événement responsable).

  • Privilégiez un lieu correspondant aux défis environnementaux et sociaux (performance énergétique des bâtiments, aménagements, accessibilité pour les personnes déficientes…). Voici une liste de lieux éco-responsables proches de Paris.

  • Une fois votre lieu trouvé, de nombreuses actions permettront de réduire les émissions de GES : vous pouvez notamment ré-utiliser les cloisons et structures des stands, équiper le lieu d’ampoules basse consommation, baisser le chauffage, limiter la consommation d’appareils électriques, installer des corbeilles de récupération des badges et systèmes d'attaches à la fin de l'événement, supprimer la moquette...

  • Privilégiez les traiteurs utilisant des produits locaux (moins de 200 km du laboratoire), de saison et si possible issus de l’agriculture biologique, avec une option végétarienne. Pensez à bien évaluer les portions pour éviter au maximum le gaspillage alimentaire et à prévoir une affectation pour les surplus. Concernant la vaisselle, vous avez la possibilité d’utiliser des contenants réutilisables comme de la vraie vaisselle ou des eco-cups.
  • La réduction des déchets est un élément majeur de votre démarche éco-responsable et doit se co-construire avec vos prestataires et vos participants. Afin de simplifier la compréhension de ces engagements, le OUAÏ a établi la règle des trois R : refuser (accepter de remettre en question ses habitudes, en supprimant les goodies par exemple), réduire (minimiser les déchets et mettre en place des poubelles de tri) et réutiliser (inscrire son événement dans une démarche d’économie circulaire). Pour aller plus loin, l’association Zero Waste France a réalisé une publication regroupant 12 propositions pour réduire les déchets lors d’un événement.

  • Pour compenser l’impact écologique de vos événements, vous pouvez financer des projets de plantation d'arbres, de protection de forêts, de transition énergétique ou encore de sauvegarde de la biodiversité. Le salon Produrable, spécialisé en économie durable, a par exemple mis en place un partenariat avec Reforest’Action lors de son édition 2020 : un arbre a été planté au Pérou pour chaque participant venu (au total, 8300 arbres ont été plantés, équivalent à 1245 tonnes de CO2 stockées !). Au-delà des effets positifs pour la planète, cette action pourra être mise en avant lors du formulaire d’inscription et contribuer à redorer votre image. Il est également possible de soutenir des projets de compensation carbone à la fin de votre événement via l’achat de crédits carbone.
Le digital au service de la RSE
En accélérant la transformation numérique des entreprises, la crise sanitaire a été le plus grand moteur d’innovations digitales de la dernière décennie. Aujourd’hui, ces innovations digitales sont les alliées d’une stratégie événementielle durable. L’opportunité de créer du changement n’a jamais été aussi grande !

  • Miser sur des événements hybrides à l’année permettrait de réduire l’impact environnemental de la filière. D’après cette étude de cas mesurant l’impact des événements physiques et digitaux, “les événements digitaux peuvent réduire la pollution climatique totale due aux événements de 60% à 98%”. En effet, les événements physiques ont une lourde empreinte carbone du fait des transports des participants, des produits consommables et des déchets engendrés. Ainsi, de nombreux participants, de plus en plus sensibles au poids écologique de l’événementiel, et habitués au confort de la consommation virtuelle, seraient réfractaires à l’idée de se rendre à des événements physiques à la même fréquence qu’auparavant - d’autant plus si ceux-ci nécessitent de longs transports. Les organisateurs d’événements doivent donc se coller aux nouvelles préférences d’usage de leurs participants, par exemple en sondant leur communauté pour déterminer leurs nouveaux formats d’événements.

  • Les événements digitaux peuvent également être un levier d'inclusion : en effet, dans la mesure où ils suppriment les contraintes de déplacement (transport, infrastructures peu accessibles...), les personnes handicapées sont plus aptes à y participer.

  • Néanmoins, l'organisation d'événements digitaux n'est pas sans conséquences environnementales : le numérique consomme de l’énergie pour les ressources techniques déployées, la diffusion en streaming, le stockage des contenus, la gestion de la data, etc. L’éco-conception web a pour objectif de rendre le web moins énergivore, c'est-à-dire, moins gourmand en ressources. Eventmaker conçoit son produit et accompagne ses clients selon les bonnes pratiques d'éco-conception pour réduire son impact écologique. L'organisation d'événements digitaux responsables passe également par un sourcing responsable : pensez au réemploi des équipements techniques et entourez vous de fournisseurs / prestataires engagés sur le développement durable et conformes aux règles de RGPD (la protection des données des utilisateurs faisant partie intégrante du volet social de votre démarche RSE).
Vous pouvez continuer à tirer parti du digital lors de vos événements physiques :

  • Afin d’éviter les impressions papier, nous vous recommandons de digitaliser tout ce qui peut l’être, à commencer par les badges de vos participants. Une application de contrôle permettra ensuite de scanner les QR codes des e-badges (jusqu’à 1000 personnes par heure et par appareil). Si vous estimez que les badges imprimés sont nécessaires pour le networking, vous pouvez les imprimer en qualité brouillon, remplacer les cordons polyester habituels par des cordons en paille et supprimer les pochettes plastiques qui ne sont pas essentielles.

  • Digitaliser l’échange de cartes de visites est un moyen à la fois écologique et pratique pour maximiser les leads de vos exposants. Eventmaker propose une application de leads qui leur permet de récupérer la fiche contact d’une personne (comprenant une photo et toutes les informations pertinentes) en scannant son QR code. Intégrer le digital a bon escient est donc un élément clé pour parvenir à vos objectifs RSE.

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Une fois votre événement terminé, il est judicieux de réaliser un bilan carbone pour mesurer l’impact de celui-ci et envisager des pistes d’amélioration. Plusieurs organismes comme Adfine, Cleo ou Greenly peuvent vous accompagner dans la réalisation de votre bilan carbone événementiel.

Plateforme leader de gestion d’événements all-in-one, Eventmaker place les enjeux environnementaux au cœur de ses engagements (dans une optique de certification ISO 20 121, la norme du développement durable). Notre équipe se tient à votre disposition pour vous conseiller et réfléchir ensemble au format de votre événement, n’hésitez pas à nous solliciter !

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